About this role
Als medewerker communicatie, PR & events maak je deel uit van het team van de departementale administratie in Heverlee, campus Arenberg. Je bent verantwoordelijk voor de interne en externe communicatie van het departement. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de organisatie en praktische coördinatie van uiteenlopende events. Je brengt communicatiebehoeften in kaart, vertaalt deze naar concrete communicatieacties en draagt bij aan de ontwikkeling en uitvoering van communicatie- en PR-initiatieven die aansluiten bij de doelstellingen van het departement en het beleid van KU Leuven. Je zorgt ervoor dat nieuws, updates en belangrijke informatie helder, toegankelijk en zichtbaar zijn via de verschillende communicatiekanalen. Je beheert en actualiseert de departementale website, intranetpagina’s en sociale media. Daarnaast neem je de centrale communicatie-mailbox voor je rekening en zorg je ervoor dat vragen en verzoeken tijdig worden opgevolgd. Je hebt oog voor interessant onderzoek en nieuws binnen het departement. Je detecteert actief relevante onderwerpen, vertaalt ze naar heldere en aantrekkelijke communicatie en zorgt voor regelmatige bijdragen aan de interne nieuwsbrief. Ook stel je persberichten op en verzorg je de verspreiding ervan. Je bent het eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende communicatievragen binnen het departement. Je werkt zowel proactief als vraaggestuurd. Je organiseert uiteenlopende departementale events. Je staat in voor de praktische voorbereiding en opvolging, werkt hiervoor draaiboeken en checklists uit en waakt over een consistente en professionele vertegenwoordiging van het departement, met oog voor branding en visuele uitstraling. Je coördineert, steeds in overleg met de betrokken collega’s, de inhoudelijke invulling van infomomenten voor (toekomstige) studenten. Je zorgt ervoor dat de informatie helder, relevant en aantrekkelijk wordt gebracht. Je ontwikkelt en produceert communicatiemateriaal, zoals drukwerk, templates en roll-ups. Je staat daarbij zowel in voor de inhoudelijke uitwerking als voor de vormgeving en bewaakt de visuele consistentie. Je neemt deel aan communicatie- en PR-overleg buiten het departement en zorgt voor een goede afstemming met de centrale communicatierichtlijnen van de universiteit. Je werkt nauw samen met de communicatiemedewerkers van de Faculteit Ingenieurswetenschappen in Leuven (Arenberg) en de Faculteit Architectuur op de campussen Sint-Lucas. Je neemt hierin een verbindende en trekkende rol op en stimuleert een vlotte samenwerking en kennisuitwisseling. Je rapporteert aan de departementaal beheerder en ondersteunt hem/haar in de rol van externe relatiebeheerder, onder meer door mee te zorgen voor een professionele en consistente communicatie met externe contacten. Je beschikt over een bachelordiploma, aangevuld met relevante ervaring in een gelijkaardige functie, idealiter binnen communicatie of marketing, met aandacht voor lay-out en vormgeving, of je bent gelijkwaardig door ervaring. Je hebt ervaring met het opmaken en beheren van websites en met het creëren van content voor sociale media in een professionele context. Je bent leergierig en hebt ervaring met tools zoals InDesign, Photoshop, Adobe Acrobat, Drupal of Plone. Heb je nog niet met alle tools gewerkt? Geen probleem: je leert nieuwe digitale toepassingen snel en bent bereid je verder te ontwikkelen in een voortdurend evoluerende digitale omgeving. Je bent organisatorisch sterk en weet mensen te enthousiasmeren en mee te nemen in jouw plannen. Je hebt een vlotte pen en communiceert helder en professioneel in het Nederlands en het Engels, zowel schriftelijk als mondeling. Je werkt proactief, neemt initiatief en denkt vooruit. Je ziet werk liggen en gaat zelfstandig aan de slag. Je bent creatief, stressbestendig en weet vlot om te gaan met deadlines en veranderende prioriteiten. Je bent flexibel ingesteld. Occasioneel avond- of weekendwerk in het kader van evenementen vormt voor jou geen probleem.