About this role
Als administratief medewerker internationale evenementen: Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen. Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen. Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties. Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders. Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie. Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen. Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties. Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen. Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur. Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's. Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen. Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling. Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers. Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring. Ervaring in een internationale omgeving of internationale context is een pluspunt. Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig en gestructureerd. Je drukt je vlot uit in het Nederlands én het Engels. Kennis van het Frans is een meerwaarde. Je behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende dossiers gelijktijdig lopen. Je bent organisatorisch sterk en denkt proactief mee over oplossingen. Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Je past je communicatiestijl moeiteloos aan aan uiteenlopende doelgroepen, waaronder internationale bezoekers en stakeholders. Je bent vertrouwd met Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint. Kennis van CRM-systemen is een pluspunt of je bent bereid je hierin te verdiepen. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je beschikt over sterke sociale vaardigheden, bent diplomatisch en werkt graag samen met diverse partners. Je bent stressbestendig en kan werken met strakke deadlines. Je bent bereid om indien nodig 's avonds of uitzonderlijk in het weekend ondersteuning te bieden bij evenementen. Je bent in het bezit van een rijbewijs B.