About this role
¿De qué te encargarás? <h3><br></h3><p>Tu misión será <strong>gestionar la secretaría técnica de nuestros congresos de principio a fin</strong>, para que cada inscrito, ponente e invitado tenga una experiencia fluida antes, durante y después del evento.</p><ul><li>Gestionar el proceso completo de inscripciones: registro de participantes, seguimiento y control de altas, cambios y cancelaciones.</li><li>Atender y resolver las dudas e incidencias de las personas inscritas con rapidez y criterio de servicio.</li><li>Controlar los ingresos por inscripciones y hacer seguimiento de pagos pendientes en coordinación con el departamento de Administración.</li><li>Coordinar la participación de ponentes e invitados: organización de viajes, reservas hoteleras, tramitación de inscripciones gratuitas y atención personalizada.</li><li>Gestionar las reservas hoteleras del congreso y controlar los cupos de servicios adicionales como talleres, actos sociales y otras actividades.</li><li>Preparar, junto al project manager del congreso, listados, documentación operativa y materiales necesarios para el evento.</li><li>Coordinar y dar soporte a la secretaría técnica in situ: acreditaciones, atención en mostrador y resolución de imprevistos en sede.</li><li>Mantener actualizadas las bases de datos y la plataforma de gestión de inscripciones.</li><li>Colaborar con la secretaría científica en las comunicaciones y en la gestión de trabajos y contenidos del programa, cuando el proyecto lo requiera.</li><li>Elaborar informes de seguimiento y cierre (inscripciones, ingresos, ocupación hotelera) para el equipo de proyecto.</li></ul><p><strong>Tu impacto:</strong> serás el punto de contacto que da seguridad a asistentes, ponentes y comités organizadores, y una pieza clave para que cada congreso cumpla sus objetivos de participación, calidad y rentabilidad.</p> ¿A Quién Buscamos? <p>En <strong>Alo Congress</strong>, la línea de VB Group especializada en la organización de congresos, buscamos un/a <strong>Técnico/a de Secretaría Técnica</strong> que disfrute poniendo orden en los detalles que hacen que un congreso funcione: inscripciones, ponentes, hoteles y coordinación en sede. Si ya sabes lo que es tener cientos de inscritos, un programa científico cerrándose y un evento a la vuelta de la esquina, y te gusta ese ritmo, queremos conocerte.</p><ul><li><strong>Formación:</strong> Grado o Ciclo Formativo de Grado Superior en Turismo, Protocolo y Organización de Eventos, Administración y Dirección de Empresas o áreas afines.</li><li><strong>Experiencia:</strong> mínimo 2 años en secretarías técnicas de congresos, en una OPC (Organizador Profesional de Congresos), agencia de eventos o entorno MICE.</li><li><strong>Conocimientos técnicos:</strong> manejo avanzado de Microsoft Office (Excel, Word y PowerPoint) y facilidad para trabajar con software de gestión de congresos, inscripciones y acreditaciones.</li><li><strong>Idiomas:</strong> dominio de castellano, catalán e inglés, hablado y escrito.</li><li><strong>Competencias personales:</strong><ul><li>Orientación al servicio y agilidad para resolver incidencias de inscritos, ponentes e invitados.</li><li>Organización, método y rigor en el seguimiento de procesos.</li><li>Planificación: sabes fijar prioridades, plazos y planes de seguimiento para cada tarea.</li><li>Capacidad para mantener la calma y la actitud positiva en picos de trabajo y plazos ajustados.</li><li>Trabajo en equipo y colaboración con otros departamentos.</li><li>Proactividad para anticiparte a los problemas antes de que lleguen.</li></ul></li><li><strong>Disponibilidad:</strong> para desplazarte y trabajar en sede durante la celebración de los congresos.</li><li><strong>Valoraremos especialmente:</strong><ul><li>Experiencia en secretarías científicas: gestión de comunicaciones, coordinación del proceso de evaluación y aceptación de trabajos y elaboración de contenidos para el programa científico.</li><li>Experiencia en la relación con empresas patrocinadoras y sponsors.</li><li>Otros idiomas adicionales.</li></ul></li></ul> ¿Qué Ofrecemos? <h3><br></h3><ul><li><strong>Estabilidad:</strong> contrato indefinido y jornada completa en un grupo con crecimiento sostenido.</li><li><strong>Flexibilidad:</strong> modelo híbrido con teletrabajo parcial a partir del tercer mes.</li><li><strong>Proyectos con peso propio:</strong> participarás en congresos científicos, médicos y profesionales, trabajando tanto en oficina como en sede.</li><li><strong>Desarrollo profesional:</strong> posibilidad de crecer dentro de Alo Congress hacia posiciones de coordinación o project management, y de moverte entre las distintas líneas de negocio de VB Group.</li><li><strong>Formación:</strong> acompañamiento desde el primer día en nuestros procesos y herramientas de gestión de congresos, además de acceso al plan de formación del grupo.</li><li><strong>Cultura:</strong> un equipo cercano, donde se valora la colaboración y cada aportación cuenta en el resultado final.</li></ul><p>✈️ <strong>Paquete retributivo competitivo</strong>, diseñado según tu responsabilidad y experiencia.</p><p>? <strong>Retribución flexible (Cobee)</strong> para gastos de manutención, transporte, guardería o formación — tú decides cómo usarla.</p><p>? <strong>Seguro médico subvencionado</strong> para ti y tu familia (aquí cuidamos a los tuyos).</p><p>? <strong>Programa de maternidad</strong> con 100% teletrabajo durante el primer año — porque la conciliación es un derecho, no una concesión.</p><p>? <strong>Modelo de trabajo híbrido</strong> que te permite flexibilidad real: oficina céntricas y home office.</p><p>? <strong>Cultura de bienestar:</strong> café ilimitado, Pizza Friday una vez al mes, team building y eventos internos que construyen comunidad.</p><p>? <strong>Formación continua</strong> — catálogo de cursos online, idiomas, y programas de especialización. Tu crecimiento es el nuestro.</p>