About this role
Schulsekretär:in (m/w/d) Freudberg Gemeinschaftsschule Berlin · Wilmersdorf Wir suchen eine freundliche, zuverlässige und gut organisierte Persönlichkeit, die unser Schulsekretariat mit Herz, Überblick und Professionalität gestaltet. Die Freudberg Gemeinschaftsschule ist eine staatlich anerkannte Schule in freier Trägerschaft in Berlin-Wilmersdorf. Bei uns lernen Kinder und Jugendliche der Klassen 1 bis 10 in einer inklusiven, vielfältigen und lebendigen Schulgemeinschaft. Wir verstehen Schule als einen Ort, an dem junge Menschen gesehen und ernst genommen werden, Verantwortung übernehmen und ihre individuellen Stärken entfalten können. Dafür braucht es nicht nur gute Pädagogik, sondern auch Menschen, die im Hintergrund dafür sorgen, dass der Schulalltag gut organisiert ist und alle wichtigen Fäden zusammenlaufen. Für unser Schulsekretariat suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Schulsekretär:in (m/w/d). Ihr Arbeitsplatz: mitten im Leben unserer Schule Das Schulsekretariat ist die erste Anlaufstelle für viele Menschen, die mit unserer Schule verbunden sind. Hier laufen Informationen zusammen, hier werden Fragen beantwortet, Termine koordiniert, Anliegen aufgenommen und Lösungen gefunden. Sie sind damit eine wichtige Schnittstelle zwischen Schüler:innen, Eltern, Pädagog:innen, Schulleitung, Träger und externen Ansprechpersonen. Wir wünschen uns jemanden, der diese Rolle gerne übernimmt: freundlich und zugewandt im Kontakt, verbindlich und professionell in der Kommunikation und gleichzeitig souverän genug, auch dann den Überblick zu behalten, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren. Ihre Aufgaben – Organisation & Verwaltung Sie organisieren und koordinieren die vielfältigen Abläufe des Schulsekretariats. Sie übernehmen allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben sowie den Schriftverkehr. Sie bearbeiten E-Mails und telefonische Anfragen und sorgen dafür, dass Informationen zuverlässig an die richtigen Stellen gelangen. Sie koordinieren Termine und unterstützen die Schulleitung bei organisatorischen Aufgaben. Sie führen und pflegen schulische Unterlagen, Daten und Dokumentationen sorgfältig und datenschutzkonform. Außerdem unterstützen Sie bei Bestellungen, Materialverwaltung und weiteren organisatorischen Angelegenheiten des Schulalltags. Sie wirken bei schulischen Veranstaltungen, Anmeldeverfahren und organisatorischen Prozessen rund um das Schuljahr mit. Ansprechpartner:in für Schüler:innen und Familien Sie sind eine verlässliche und freundliche Ansprechperson für Schüler:innen, Eltern und Erziehungsberechtigte. Sie nehmen Anliegen auf, beantworten Fragen im Rahmen Ihres Aufgabenbereichs und vermitteln bei Bedarf an die zuständigen Kolleg:innen. Sie unterstützen bei organisatorischen Fragen rund um Schulbesuch, Bescheinigungen, Termine und schulische Abläufe. Sie begleiten die Kommunikation mit Familien auch in Situationen, die ein besonders gutes Gespür für unterschiedliche Bedürfnisse und Perspektiven erfordern. Unterstützung des pädagogischen Teams Sie unterstützen Lehrkräfte, Erzieher:innen, Schulbegleiter:innen und weitere Kolleg:innen bei organisatorischen Fragen. Sie arbeiten eng mit der Schulleitung und den verschiedenen Bereichen unserer Schule zusammen. Sie halten im Alltag viele Fäden zusammen und tragen dazu bei, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Zusammenarbeit mit externen Stellen Sie kommunizieren mit Behörden, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpersonen. Sie unterstützen bei administrativen Vorgängen im Zusammenhang mit dem Berliner Schulwesen und kennen idealerweise die besonderen Abläufe einer Berliner Schule oder sind bereit, sich zügig in diese einzuarbeiten. Das bringen Sie mit Uns ist nicht allein wichtig, welchen Abschluss Sie haben, sondern vor allem, wie Sie arbeiten und Menschen begegnen. Sie passen gut zu uns, wenn Sie eine kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung abgeschlossen haben.