About this role
De functie omvat onder meer de volgende taken: Verwerken van correspondentie per e-mail en/of brief; Zorgen voor correcte opvolging en archivering van correspondentie en documenten; Openen en bijhouden van cliëntendossiers in onze beheersoftware; Coördineren van reisarrangementen en aanleveren van alle ondersteunende documenten; Inschrijven voor seminaries en events en de administratieve opvolging hiervan; Opstellen, beheren en opvolgen van onkostennota’s; Opvolgen van deadlines en agendabeheer; Voorbereiden en controleren van timesheets op nauwkeurigheid; Aanmaken en updaten van ontwerpfacturen volgens richtlijnen en feedback van het juridisch team; Ondersteunen van het accountingteam bij het voorbereiden en versturen van facturen aan cliënten; Opmaak en opmaakconsistentie van Microsoft Word-documenten; Nakijken en kwaliteitscontrole van documenten; Organiseren en coördineren van (interne) seminaries; Diverse administratieve taken, zoals het afdrukken van prints, het onderhouden van archiveringssystemen, enz.; Mogelijke extra taken indien u in het bezit bent van een bachelordiploma ‘Paralegal Assistant’: Uitvoeren van onderzoeken en statistisch/documentair onderzoek; Relevante informatie voor zaken zoeken en ontwikkelen. Je bent Nederlands- en/of Franstalig en hebt een zeer goede kennis van de andere taal en het Engels (mondeling en schriftelijk); Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in een relevante studierichting (Bachelor Office Management, Bachelor Paralegal, Master Vertaling, enz.); Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie en bent geïnteresseerd in een baan in de juridische sector; Je hebt een gevorderde kennis van Word (track changes, cross-reference, geavanceerde nummering, …), PowerPoint, Outlook (agendabeheer, e-mailorganisatie) en Excel; Je bent stressbestendig en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren dankzij je sterke organisatorische vaardigheden; Je hebt een sterk oog voor detail en een hoge kwaliteitsstandaard; Je hebt een positieve ingesteldheid en neemt graag initiatief; Een dynamische, hands-on en behulpzame kenmerkt jou; Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken.