About this role
La secrétaire médicale de l'HDJ chimiothérapie assure la gestion administrative et organisationnelle du parcours patient au sein de l'unité, en lien étroit avec l'équipe soignante et médicale. CDD à pouvoir dès que possible, jusqu'au 07/09/26 inclus. Accueil et relation patient - Accueil physique et téléphonique des patients et de leur entourage - Orientation des patients au sein de l'unité et vers les différents services - Information sur les modalités administratives de prise en charge - Gestion des demandes et réclamations de premier niveau Gestion des rendez-vous et planification - Programmation des séances de chimiothérapie en coordination avec l'équipe médicale et infirmière - Gestion du planning des patients (chimiotherapies, consultations, soins oncologiques de support, bilans préalables) - Suivi des protocoles de traitement et anticipation des besoins en créneaux - Envoi des convocations et rappels de rendez-vous Gestion administrative du dossier patient - Création, mise à jour et archivage des dossiers médicaux informatisés (logiciels DPI : Hopital Manager.) - Frappe et mise en forme de courriers médicaux, comptes rendus, ordonnances - Gestion des demandes d'examens complémentaires (biologie, imagerie) et suivi des résultats - Traitement du courrier entrant et sortant (papier et électronique) Facturation et prise en charge administrative - Vérification des droits des patients (carte Vitale, mutuelle, ALD, CMU-C.) - Saisie et transmission des éléments de facturation au service de facturation / DIM - Suivi des prises en charge Assurance Maladie et organismes complémentaires - Gestion des ententes préalables si nécessaire Coordination et communication - Liaisons avec la pharmacie du CHU et la PUI pour la préparation des chimiothérapies (bons de commande, planning) - Coordination avec le DIM pour le codage PMSI et les déclarations associées - Participation aux réunions de service et transmission des informations administratives - Suivi des indicateurs et participation à la démarche Qualité Savoirs (connaissances) - Terminologie médicale, notamment en oncologie et pharmacologie - Réglementation hospitalière et droit des patients - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et des logiciels métier (HM, NextCloud, MSS) - Procédures de facturation et de prise en charge Assurance Maladie - Règles de confidentialité et secret professionnel (RGPD, secret médical) - Règles d'hygiene Savoir-faire (compétences techniques) - Frappe rapide et mise en forme de documents médicaux - Gestion simultanée de plusieurs agendas et priorités - Utilisation des outils de télétransmission et des plateformes sécurisées - Classement, archivage physique et numérique Savoir-être (qualités personnelles) - Sens de l'accueil et empathie vis-à-vis de patients souvent fragiles et anxieux - Rigueur, organisation et gestion du stress dans un environnement à forte charge - Discrétion et respect absolu de la confidentialité - Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire - Réactivité et adaptabilité face aux imprévus