About this role
De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. Binnen deze functie neem je twee grote verantwoordelijkheidsdomeinen op: 1. Roostering (± 50%) je stelt lessenroosters op met behulp van het roosterprogramma TimeEdit in overleg met onderwijsondersteunende diensten en houdt deze up-to-date doorheen het academiejaar je verwerkt wijzigingen (bij afwezigheden, lokaalbeschikbaarheid of onvoorziene omstandigheden) en volgt deze nauwgezet op je blijft op de hoogte van ontwikkelingen in de roostersoftware en volgt hiervoor opleidingen je ondersteunt administratief de Academy for Lifelong Learning in Pharmacy (ALLpha) 2. Administratieve en logistieke ondersteuning (± 50%) je bent het eerste aanspreekpunt voor technische en logistieke problemen in auditoria, zalen en facultaire gebouwen en volgt problemen actief op je voert preventieve controles uit op audiovisuele en multimedia-apparatuur en begeleidt gebruikers je bewaakt de goede staat, orde, netheid en veiligheid van infrastructuur en practicumruimtes je bereidt vergaderzalen en facultaire meetings praktisch voor (incl. multimedia, catering en nazorg) je ondersteunt het decanaat administratief en logistiek (communicatie, mailings, kopieerwerk, printers) je coördineert en volgt herstellingen en interventies door interne en externe diensten op je helpt bij de organisatie van facultaire evenementen (zoals infodagen, plechtige proclamatie, research day, kerstfeest, lezingen, etc.), occasioneel buiten de reguliere uren je beheert voorraden, bestellingen, sleutels, lockers en informatiekanalen (valven en digitale schermen) je neemt een rol op in veiligheid en preventie, inclusief opvolging van inspecties en incidenten (brand, EHBO) Kennis en ervaring je hebt ervaring met het roostersoftwarepakket TimeEdit, of je bent gemotiveerd om je dit snel eigen te maken je hebt bij voorkeur kennis van UGent-platformen (zoals SharePoint, Ufora, OASIS) ervaring binnen een Facultaire Dienst Onderwijsondersteuning is een pluspunt je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels je hebt affiniteit met IT, multimedia en MS Office (incl. Teams) inzicht in de werking van UGent-diensten is een troef Algemene vaardigheden je organiseert een gevarieerd takenpakket efficiënt en neemt initiatief je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht, ook in complexe situaties je bent flexibel en oplossingsgericht en combineert vlot verschillende soorten taken je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, bent betrokken en draagt actief bij aan het goed functioneren van de organisatie, je bent trots op je eigen inbreng hierin je werkt teamgericht, sociaal en stelt je klantvriendelijk en assertief op je bouwt constructieve samenwerkingen uit met diverse interne en externe stakeholders je communiceert vlot en gepast, zowel mondeling als schriftelijk, en bouwt op een natuurlijke manier een collegiale samenwerking op met stakeholders uit centrale diensten en andere faculteiten je bent bereid vroeg te starten (ten laatste 8.15 uur) en sporadisch buiten de diensturen te werken