About this role
Unieke kans! Als Secretaresse op de OK zorg jij dat teammanagers en collega’s hun werk goed kunnen doen. Jij regelt wat nodig is, houdt overzicht en zorgt dat de dagelijkse organisatie soepel verloopt. Je begint je dag met de centrale mailbox. Een teammanager wil een afspraak plannen, een nieuwe medewerker heeft autorisaties nodig en de OK-planning moet worden klaargezet. Jij pakt het op en zorgt dat alles geregeld wordt. Tussendoor regel je inkooporders, vergaderruimtes, catering en bijeenkomsten. Je ondersteunt bij overleggen en zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers goed kunnen starten. Komt er onverwacht iets tussendoor? Jij schakelt snel en vindt een oplossing. Verantwoordelijkheden: - Beheren van de mailbox, agenda’s en dagelijkse OK-planning; - Plannen en organiseren van gesprekken, vergaderingen en bijeenkomsten; - Verwerken van inkooporders, facturen en contact met leveranciers; - Aanvragen en beheren van autorisaties en toegangsrechten; - Ondersteunen van nieuwe medewerkers bij hun start op de OK; - Organiseren van catering, personeelsgeschenken, kantoorartikelen en andere facilitaire zaken; - Ondersteunen van overleggen, trainingen, congressen en evenementen; - Beheren van personeels-, parkeer-, locker- en telefoonadministratie; - Uitvoeren van administratieve werkzaamheden in onder andere AFAS, Teams, HiX en IAM; - Verzorgen van nieuwsbrieven, correspondentie en overige communicatie; - Ontvangen en begeleiden van bezoekers en organiseren van OK-rondleidingen; - Oppakken van diverse ad-hoc werkzaamheden en last-minute verzoeken. - Minimaal 2 jaar relevante werkervaring als Secretaresse, Administratief Medewerker of andere vergelijkbare functie; - Ervaring met Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint en Outlook); - Je spreekt en schrijft goed Nederlands; - Je bent 18 uur per week beschikbaar.