About this role
Missions principales : - 1. Gestion administrative et Propriété Intellectuelle - IP (50%) o Suivi des factures (faible volume de 2 à 3 par semaine, avec résorption d'un passif en cours de 5 à 6 factures) avec une vigilance accrue sur la conformité de la TVA. o Gestion des brevets : Traitement des e-mails en souffrance, suivi rigoureux des échéances et mise à jour des tableaux de bord. o Docketing : Saisie d'informations confidentielles dans les dossiers avec un contrôle strict des délais critiques. o Marques : Suivi des procédures de dépôt (marques principales et secondaires), gestion des actions et des échéances, reporting auprès de PGR, et préparation des documents pour signature après complément d'information. o Agenda et réunions : Organisation et gestion d'agendas complexes pour des réunions en présentiel (4 à 5 par semaine) et des réunions plus larges de 5 à 20 personnes (1 à 2 par mois). - 2. Support Office & Logistique (10% - Renforcé en août) o Gestion des envois et réception des colis (FedEx). o Réservations et gestion sur la plateforme Bizaway. o Commandes de fournitures de bureau si nécessaire. o Gestion de la tablette d'accueil et suivi/validation des demandes collaborateurs sur la plateforme M'Pro. - 3. Support et Achats IT (40%) o Gestion complète du cycle d'achat IT : demande de devis, saisie des informations et demandes sur la plateforme Spendex, émission et envoi des bons de commande aux fournisseurs. o Suivi de la réception du matériel et validation des factures pour mise en paiement. - Profil de type Documentaliste, Assistant(e) de Direction, Assistant(e) juridique ou Assistant(e) administratif(ve) confirmé(e). - Compétences clés : o Rigueur absolue et sens critique prononcé (gestion des échéances légales/brevets et de la TVA). o Discrétion indispensable (manipulation de données et de dossiers de propriété intellectuelle confidentiels). o Excellente capacité d'organisation et polyvalence pour jongler entre des tâches juridiques, logistiques et financières. o Aisance avec les outils informatiques et les logiciels de gestion internes o Très bonne capacité rédactionnelle