About this role
Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, regelen en ondersteunen? Houd je overzicht, denk je in oplossingen en werk je graag samen? Als Secretaresse Bouw & Huisvesting ben jij de onmisbare schakel binnen de afdeling. Je ondersteunt de afdelingsmanager en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je houdt overzicht, organiseert, plant en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Daarbij werk je nauw samen met de twee secretaresses van andere ondersteunende afdelingen. - Het plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en projectoverleggen. - Het beheren van agenda's en ondersteunen van de afdelingsmanager bij de voorbereiding van afspraken en het bewaken van prioriteiten. - Het onderhouden van veelvuldig contact met interne collega's én externe partijen, zoals aannemers, leveranciers, installateurs en adviseurs. - Het organiseren en coördineren van bijeenkomsten, projectbijeenkomsten, workshops en andere interne en externe evenementen. - Het ondersteunen van projecten door acties en afspraken te bewaken en de administratieve organisatie op orde te houden. - Het verzorgen van de telefoon- en mailafhandeling, correspondentie, postverwerking en digitaal documentbeheer. - Het ontvangen van bezoekers en het fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's en externe relaties. - Het signaleren van verbeterkansen en actief meedenken over een efficiënte inrichting van de secretariële ondersteuning. Je schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende werkzaamheden, houdt het hoofd koel als de planning verandert en vindt het leuk om zaken goed te regelen. Dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte instelling kunnen collega's én externe partners op je rekenen. Je maakt onderdeel uit van de afdeling Bouw & Huisvesting en werkt intensief samen met de twee secretaresses van andere ondersteunende afdelingen. Er is volop ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en samenwerking. De afdeling...