About this role
Missions principales Sous la responsabilité du directeur, et en collaboration avec l'équipe : Missions Administratives & Accueil - Assurer les tâches courantes de secrétariat et d'accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles ; - Venir en soutien à l'activité de conseil aux particuliers : réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone & organisation des rendez-vous ; - Gérer la logistique pour les déplacements des salariés ; - Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d'Administration, Assemblées générales, etc, et préparer les comptes rendus ; - Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d'information, etc. ; - Classement des dossiers. Missions Comptabilité - Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés ; - Gérer les appels à cotisation des membres ; - Gérer les pièces comptables et les transmettre à l'expert-comptable. Missions gestion du personnel - Réaliser le planning du personnel et en faire le suivi hebdomadaire ; - Suivre les variables et préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d'expertise-comptable ; - Suivre les aides à l'emploi, les arrêts de travail et versements des indemnités journalières ; - Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l'OPCO ; - Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure ; - Préparer l'accueil des nouveaux salariés ; - Accompagner la mise en application et assurer une veille sur la Convention Collective Nationale BETIC. Contribuer à la vie associative - Contribuer à l'amélioration des outils de gestion en place ; - Participer aux réunions de réseaux, aux échanges et aux partages entre pairs ; - Assurer le reporting de l'activité et participer aux démarches d'amélioration continue liées à l'activité ; - Suivre en lien avec le DPO les éléments de RGPD. Conditions du poste Poste basé dans les locaux de l'ALEC POLD, à Suresnes Matériel informatique, et bureau mis à disposition Outils techniques et informatiques (logiciels, ligne téléphonique.) mis à disposition Déplacement sur les 11 communes de POLD et, ponctuellement, en France métropolitaine Type de contrat : CDI à temps complet, 37h avec 16 RTT Classification Convention Collective Nationale BETIC : ETAM, position 2.2 Profil recherché Compétences professionnelles & qualités requises - Diplôme ou formation Bac+2 minimum - Expérience d'1 an minimum dans l'assistance administrative - Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux liés à l'énergie et aux changements globaux - Très bonne expression écrite et orale - Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques - Forte motivation - Polyvalence - Force de proposition - Initiatives pour la bonne mise en œuvre des missions, dans le respect des consignes générales - Capacité à travailler en autonomie selon les directives données et en équipe - Très bonnes qualités relationnelles, sens de l'écoute - Aisance pour le contact avec différents publics - Qualités pédagogiques - Rigueur et sens de l'organisation