About this role
Ben jij graag het eerste aanspreekpunt binnen een organisatie? Dan kan deze functie als office assistant perfect bij jou passen. Als office assistant sta je mee in voor het onthaal en ben je verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen via telefoon en e-mail. Je zorgt ervoor dat leden, bezoekers en externe contacten snel en correct worden verder geholpen. Daarnaast ondersteun je het beheer van ledengegevens, volg je administratieve processen op en hou je belangrijke informatie overzichtelijk en actueel. Ook facilitaire taken behoren tot jouw verantwoordelijkheden. Je ondersteunt het dagelijks kantoorbeheer, bestelt benodigdheden, onderhoudt contacten met leveranciers en helpt mee om een aangename werkomgeving te garanderen. Verder bied je administratieve ondersteuning aan verschillende afdelingen, plan je vergaderzalen in, volg je dossiers op en spring je flexibel bij waar nodig. Af en toe vertegenwoordig je de organisatie tijdens evenementen en ontvang je deelnemers op een professionele en gastvrije manier. Dankzij jouw organisatietalent en servicegerichte aanpak loopt alles achter de schermen op wieltjes. Je hebt bij voorkeur een bachelor office management, communicatie of marketing op zak en je kijkt uit naar een communicatieve veelzijdig functie of gelijkwaardig door ervaring Je bent bereid om 4 dagen op kantoor te werken van 9u tot 17u. Je kiest bewust voor een 4/5de functie waarbij je zelf een vaste vrije dag kan kiezen (behalve op maandag) Als office assistant beschik je over uitstekende sociale en digitale vaardigheden en weet je professioneel in het Nederlands te communiceren, zowel mondeling als schriftelijk. Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en behoudt ook tijdens drukke momenten het overzicht. Verder ben je sterk in plannen en organiseren en kun je prioriteiten stellen wanneer meerdere opdrachten tegelijk aandacht vragen. Ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel en Outlook, is belangrijk. Heb je daarnaast al gewerkt met een CRM-systeem of andere administratieve software? Dan is dat zeker een extra troef. We waarderen een klantgerichte en commerciële mindset, waarbij je kansen ziet om mensen optimaal verder te helpen. Je bent bereid om eveneens 1 à 2 keer per maand het onthaal te doen op events (soms ook ’s avonds) Ervaring binnen klantenservice, administratie of ledenbeheer is mooi meegenomen, maar motivatie, leergierigheid en een positieve houding vinden we minstens even belangrijk.