About this role
Zakres obowiązków: 1) Prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty, w szczególności: - prowadzenie kalendarza służbowego Starosty i Wicestarosty, - organizowanie i koordynowanie spotkań służbowych, - przyjmowanie, łączenie i przekazywanie rozmów telefonicznych, - przygotowywanie i organizowanie wyjazdów służbowych, - organizowanie wizyt gości oraz zapewnienie właściwej obsługi spotkań, - przygotowywanie korespondencji oraz przekazywanie dokumentów wpływających do Starosty i Wicestarosty, - przekazywanie poleceń Starosty i Wicestarosty właściwym komórkom organizacyjnym Starostwa, - dbanie o właściwy porządek i organizację pracy gabinetów Starosty i Wicestarosty, - przygotowywanie projektów pism, zaproszeń, podziękowań i innych dokumentów związanych z działalnością Starosty i Wicestarosty, - prowadzenie rejestrów i ewidencji należących do zakresu działania Gabinetu Starosty, - współpraca przy organizacji uroczystości, spotkań i wydarzeń organizowanych przez Powiat Leszczyński. 2) Monitorowanie korespondencji elektronicznej wpływającej na skrzynkę Sekretariatu oraz przekazywanie jej Staroście, Wicestaroście i właściwym komórkom organizacyjnym. 3) Organizowanie kontaktów interesantów ze Starostą, Wicestarostą oraz naczelnikami wydziałów, w tym w sprawach skarg i wniosków. 4) Sporządzanie sprawozdań z działalności Starosty i Wicestarosty oraz tygodniowych planów wydarzeń i przedkładanie ich do zatwierdzenia. 5) Opisywanie faktur pod względem merytorycznym i celowości poniesionych wydatków zgodnie z obowiązującymi procedurami. 6) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i przepisami archiwalnymi. 7) Przygotowywanie sali posiedzeń Zarządu Powiatu oraz zapewnienie jej gotowości do odbywania posiedzeń i spotkań. 8) Współpraca w zakresie organizacji transportu służbowego dla Starosty i Wicestarosty. 9) Uzgadnianie ze Starostą działań związanych z promocją Powiatu, w szczególności dotyczących organizowanych wydarzeń, materiałów promocyjnych i upominków.