About this role
Zakres obowiązków: 1. Prace kancelaryjno-biurowe i archiwizacja: - Rejestrowanie pism przychodzących i wychodzących. - Klasyfikowanie, kwalifikowanie i znakowanie dokumentacji zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA). - Przechowywanie oraz archiwizowanie dokumentacji. - Przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji kategorii A i B do archiwum zgodnie z przepisami. - Wprowadzanie i terminowa aktualizacja wymaganych prawem danych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) przedszkola. - Obsługa urządzeń biurowych (komputer, ksero, skaner) oraz prowadzenie oficjalnej korespondencji e-mailowej i tradycyjnej. 2. Obsługa rekrutacji i wszelkich zadań związanych z dziećmi. 3. Kontakt z rodzicami i interesantami - Sprawna, kulturalna obsługa telefoniczna oraz osobista interesantów odwiedzających przedszkole. - Przyjmowanie zgłoszeń o nieobecnościach dzieci. 4. Sprawy kadrowo-płacowe (współpraca z DBFO) - Przygotowywanie, kompletowanie i terminowe przekazywanie dokumentacji finansowej do DBFO. - Ścisłe przestrzeganie procedur obiegu dokumentów zgodnie z ustawą o finansach publicznych. 5. Współpraca z Kierownikiem Gospodarczym - Pomoc w zbieraniu codziennych i miesięcznych danych o nieobecnościach dzieci w celu prawidłowego naliczania opłat za żywienie. - Wprowadzanie danych do systemów i programów do obsługi żywienia. - Monitorowanie stanów magazynowych, materiałów biurowych oraz środków czystości. - Przygotowywanie dokumentacji przetargowej, zapytań ofertowych oraz zamówień na dostawy towarów i usług. - Ewidencjonowanie majątku przedszkola (księgi inwentarzowe) oraz wsparcie podczas przeprowadzania okresowej inwentaryzacji (spisu z natury). - Pobieranie faktur z systemu KSEF. - Opisywanie faktur. - Przygotowywanie umów. - Publikowanie umów w CRU. - Nadzór nad terminowym dokonywaniem przeglądów, remontów, serwisów, kontroli. Zamawianie usług. - Zamawianie odzieży dla pracowników niepedagogicznych. - obsługa systemów: MARSH, MEZZO, Biuletyn Zamówień Publicznych. - Pilnowanie wydatków na po