About this role
Description : Sous la responsabilité de la Directrice Administrative, le/la Gestionnaire Administratif(ive) et Comptable assure les missions suivantes : CONTRÔLE DES COMMANDES : - Contrôler la bonne imputation des commandes via un visa d'engagement. - Accompagner, conseiller et former les équipes aux bonnes règles d'engagement. - Suivre la réception trimestrielle des prestations par les Responsables de secteur. GESTION DE L'ARRIVÉE DES FACTURES SUR BONS DE COMMANDE DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES : - Traiter les factures du SAS et de Chorus : s'assurer que les factures tombent correctement dans IKOS. - Traiter les factures hors Chorus : scanner et placer les factures dans la GED (gestion documentaire). SAISIE DES FACTURES SUR BON DE COMMANDE DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES : - Enregistrer factures/Allouer les factures aux bons de commande/marchés. - Demander la régularisation des bons de commande si nécessaire (montant ou objet de la prestation). - Réceptionner et faire valider les factures. Relancer les valideurs si facture en attente. - Procéder au solde du bon de commande une fois la facture visée. SUIVI DES FACTURES PAR FOURNISSEUR DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES : - Suivre la facturation et relancer mensuellement les prestataires si nécessaire en lien avec le service Financier. RELATIONS FOURNISSEURS INTERVENANT AUPRÈS DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES : - Gérer la boite mail : ouvrir, trier et répondre aux mails reçus. - Répondre aux questions des fournisseurs (mail, téléphone, courrier.). Profil recherché : PROFIL : - Niveau Bac à Bac +2 - Une expérience dans ce poste n'est pas requise - Maîtrise des outils informatiques : Excel, IKOS, CHORUS, gestion de bases de données, etc. - Comptabilité et réglementation / conformité : - Capacité à suivre les budgets - Maîtrise des principes comptables - Capacité à s'assurer que l'entreprise respecte les obligations légales et les délais de règlement - Prendre des décisions de manière autonome, tout en assurant le suivi des tâches sans nécessiter une supervision constante - Organisation et gestion des documents administratifs (contrats, factures, correspondances.) - Suivi des dossiers clients, fournisseurs, et des relances - Capacité à examiner les données courantes pour identifier des tendances, des anomalies ou des opportunités d'amélioration - Travailler en étroite collaboration avec d'autres parties prenantes de l'entreprise et avec les fournisseurs