About this role
1. En tant que gestionnaire administratif de dossiers , spécialisé dans un ou plusieurs domaines et travaillant sous la responsabilité et la supervision du greffier, collaborer au traitement de dossiers judiciaires, dans une mesure variable selon leur complexité, et au cours d’une ou de plusieurs phases de la procédure afin de contribuer à une optimisation qualitative et quantitative du traitement des dossiers judiciaires au sein de sa (sous-)section. Exemples de tâches · Analyser et traiter les dossiers sur base des directives en vigueur ; · Formuler des conclusions sur l’orientation ou les suites à donner et les soumettre à la personne désignée ; · Rédaction des documents standards liés au dossier ; · Traiter les problèmes et les litiges simples et/ou de routine liés à la gestion administrative des dossiers de manière rapide et efficace ; · Contrôler et classer les dossiers ; · Identifier, encoder et contrôler les données ; · Importer et présenter les données sous la forme la plus adéquate. 2. En tant que personne de contact , répondre – dans le respect des conditions légales – aux questions des justiciables, des avocats, de la police, des services sociaux, etc. afin de fournir des informations fondées et juridiquement correctes. Exemples de tâches · Répondre (en première ou seconde ligne) à des questions posées par courrier, par téléphone, par courriel, au guichet, etc. ; · Maintenir systématiquement à jour sa propre documentation de manière à pouvoir donner une information précise ; · Soumettre les problèmes qui apparaissent dans le cadre des contacts avec des justiciables et des partenaires ; · Développer une collaboration étroite avec les greffiers, les magistrats, les juristes et les autres services administratifs. 3. En tant qu’acteur d'un ou de plusieurs processus de soutien , en assurer la qualité afin de contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels (d'une section) du greffe. Exemples de tâches · Copier, envoyer des messages télécopiés et des courriers ; · Traiter la correspondance ; · Etablir des lettres ou documents standardisés et des lettres personnalisées pour le service ; · Etablir des tableaux ; · Apporter une aide administrative au(x) magistrat(s) ; · Veiller au juste traitement et classement des documents du service. 4. En tant que parrain , soutenir et accompagner de manière temporaire des collègues moins expérimentés afin de contribuer au fonctionnement optimal de ceux -ci. Exemples de tâches · Mettre à disposition de la documentation utile ; · Répondre à des questions ; · Collaborer avec les collègues afin qu’ils acquièrent de l’expérience dans tous les domaines requis. 5. En tant que gestionnaire des connaissances , développer et maintenir à niveau son expertise afin d'optimiser son fonctionnement. Exemples de tâches · Etudier les nouvelles informations de service en vue de leur implémentation dans sa (sous-)section ; · Suivre des formations internes et externes dans des matières pertinentes ; · Partager ses connaissances avec ses collègues ; · Participer à la rédaction de vade-mecum. 6. En tant que collaborateur administratif , assurer un soutien administratif, organisationnel et logistique aux autorités de gestion de la juridiction afin de contribuer à son bon fonctionnement. Exemples de tâches · Encoder des prestations ; · Assurer la gestion et le suivi de commandes ; · Préparer les dossiers, notes et documents nécessaires aux réunions et entretiens ; · Organiser les réunions et déplacements professionnels ; · Rédiger et mettre en forme des courriers, rapports, procès-verbaux et documents administratifs ; · Garantir le classement, l’archivage et la confidentialité des documents traités ; · Collaborer avec les différents services internes et partenaires externes afin de faciliter la circulation de l’information ;