About this role
Asystent zarządu/ Office Manager (K/M). Pracodawca: BERGMEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ. Miejsce pracy: Skawina, małopolskie. Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny. Zakres obowiązków: Organizacja pracy biura i wsparcie Zarządu kompleksowa obsługa administracyjna biura, prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja harmonogramów, organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, ubezpieczeń, winiet), sporządzanie pism, dokumentów, zestawień i raportów, bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizacji projektów, koordynacja spraw organizacyjnych oraz rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych. Administracja i obieg dokumentów nadzór nad korespondencją i obiegiem dokumentacji, obsługa skrzynki e-Dokumenty, przygotowywanie umów, aneksów, zapytań ofertowych i dokumentów wewnętrznych, kompletowanie dokumentacji do rozliczeń i projektów, współpraca z kancelariami prawnymi, notarialnymi oraz instytucjami zewnętrznymi. Nieruchomości i zarządzanie najmem przygotowywanie umów najmu i aneksów, publikacja ogłoszeń najmu nieruchomości, kontakt z najemcami i prezentacja nieruchomości, organizacja usuwania awarii oraz koordynacja prac serwisowych, rozliczanie najemców i przygotowywanie dokumentacji kosztowej, organizacja sprzątania oraz przygotowania lokali dla nowych najemców. Wsparcie projektów inwestycyjnych i budowlanych koordynacja bieżących spraw związanych z inwestycjami, współpraca z wykonawcami i dostawcami usług, zbieranie ofert, negocjowanie warunków współpracy, wsparcie w rozliczeniach oraz zakupach projektowych. Organizacja wydarzeń i targów organizacja targów krajowych i zagranicznych, rezerwacja powierzchni wystawienniczych, koordynacja budowy i wyposażenia stoisk targowych, organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz spotkań dla klientów i architektów. Zakupy i zaopatrzenie organizacja zakupów dla biura, magazynu i produkcji, wybór dostawców i negocjowanie warunków handlowych, optymalizacja kosztów zakupowych. Flota samochodowa i ubezpieczenia administracja flotą pojazdów, rejestracja pojazdów oraz zgłoszenia zbycia i nabycia, organizacja serwisów, wymian opon i obsługa szkód komunikacyjnych, przygotowywanie i porównanie ofert ubezpieczeniowych, współpraca z leasingodawcami i brokerami ubezpieczeniowymi. Wsparcie procesów HR publikacja ogłoszeń rekrutacyjnych, selekcja aplikacji i kontakt z kandydatami, organizacja spotkań rekrutacyjnych, obsługa kalendarza urlopowego, przygotowanie stanowisk pracy dla nowych pracowników (laptopy, telefony, dostęp do systemów). Rozliczenia i administracja finansowa realizacja bieżących płatności, obsługa rozliczeń mediów i kosztów eksploatacyjnych, przygotowywanie miesięcznych zestawień dla najemców, wsparcie w przygotowywaniu rozliczeń premiowych.. Wymagania: wykształcenie - średnie ogólnokształcące zawód - Asystent zarządu Nasze wymagania bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów, samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa w działaniu, wysoka kultura osobista i komunikatywność, bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office doświadczenie na stanowisku Asystentki Zarządu, Office Managera lub Specjalisty ds. Administracji, znajomość nowoczesnych narzędzi AI wspierających pracę biurową, administracyjną i organizacyjną, umiejętność prowadzenia wielu tematów jednocześnie, prawo jazdy kat. B. Mile widziane doświadczenie w branży nieruchomości, budownictwa lub zarządzania najmem, doświadczenie w organizacji wydarzeń, targów i podróży służbowych, doświadczenie w obsłudze floty samochodowej oraz ubezpieczeń.. Wynagrodzenie: od 6 000 do 8 500 PLN To oferujemy stabilne zatrudnienie w rozwijającej się grupie firm, formę zatrudnienia: umowa o pracę, praca od pn-pt w godzinach 8:00-16:00, miejsce pracy: rtm Witolda Pileckiego 4, 32-050 Skawina, darmowy parking na terenie zakładu pracy, możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych kompetencji, pracę w dynamicznym środowisku biznesowym obejmującym kilka branż, pakiet prywatnej opieki medycznej Lux-Med, możliwość przystąpienia do programu Medicoversport.