About this role
Bestuurssecretaresse Gemeente Alphen aan den Rijn Functie omschrijving Kun je je goed inleven in de verschillende belangen die rondom het college kunnen spelen? Heb je een klantgerichte instelling, ben je flexibel inzetbaar en beschik je over een gezonde dosis humor? Dan is deze functie zeker iets voor jou! Wat ga je doen? Als bestuurssecretaresse ben je een onmisbare schakel in het bestuurlijke proces. In samenwerking met woordvoerders en concernadviseurs ondersteun je één of meerdere bestuurders en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, ook als de werkdruk toeneemt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en portefeuilles, houdt overzicht en weet rust en structuur te bewaren, zelfs in hectische situaties. Je houdt ervan om samen met je collega's de grote puzzel keer op keer opnieuw te leggen en te zorgen voor een soepele ondersteuning van bestuurders. Je zult merken dat geen dag hetzelfde is. Je werkzaamheden: - Proactief complex agendabeheer; - Voorbereiding van afspraken; - Acties uitzetten in de organisatie en deze bewaken; - Post- en e-mailbehandeling; - Ontvangst bezoek; - Aannemen van telefoongesprekken. De bestuurssecretaresses vervangen elkaar onderling bij afwezigheid. Dankzij jouw inzet zorgen we samen voor sterke ondersteuning voor ons college en een goed functionerend secretariaat. Wie zoeken wij? Wij zoeken een collega met organisatorisch talent. Je houdt overzicht in een dynamische omgeving, denkt vooruit en speelt flexibel in op veranderende prioriteiten. Ook zorg je daarbij dat alle stukken tijdig en volledig beschikbaar zijn. Je hebt goede communicatieve vaardigheden. Je bent een stevige verbindende gesprekspartner tussen bestuurders, collega's, externe partners en inwoners. Als eerste aanspreekpunt communiceer je helder en snel over afspraken en lopende zaken, en kun je je moeiteloos aanpassen aan de doelgroep. Je bent proactief, neemt initiatief en denkt vooruit. Je signaleert knelpunten in...