About this role
Zakres obowiązków: Organizacja pracy biura i wsparcie Zarządu kompleksowa obsługa administracyjna biura, prowadzenie kalendarza spotkań i organizacja harmonogramów, organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli, ubezpieczeń, winiet), sporządzanie pism, dokumentów, zestawień i raportów, bieżące wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach i realizacji projektów, koordynacja spraw organizacyjnych oraz rozwiązywanie bieżących wyzwań operacyjnych. Administracja i obieg dokumentów nadzór nad korespondencją i obiegiem dokumentacji, obsługa skrzynki e-Dokumenty, przygotowywanie umów, aneksów, zapytań ofertowych i dokumentów wewnętrznych, kompletowanie dokumentacji do rozliczeń i projektów, współpraca z kancelariami prawnymi, notarialnymi oraz instytucjami zewnętrznymi. Nieruchomości i zarządzanie najmem przygotowywanie umów najmu i aneksów, publikacja ogłoszeń najmu nieruchomości, kontakt z najemcami i prezentacja nieruchomości, organizacja usuwania awarii oraz koordynacja prac serwisowych, rozliczanie najemców i przygotowywanie dokumentacji kosztowej, organizacja sprzątania oraz przygotowania lokali dla nowych najemców. Wsparcie projektów inwestycyjnych i budowlanych koordynacja bieżących spraw związanych z inwestycjami, współpraca z wykonawcami i dostawcami usług, zbieranie ofert, negocjowanie warunków współpracy, wsparcie w rozliczeniach oraz zakupach projektowych. Organizacja wydarzeń i targów organizacja targów krajowych i zagranicznych, rezerwacja powierzchni wystawienniczych, koordynacja budowy i wyposażenia stoisk targowych, organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz spotkań dla klientów i architektów. Zakupy i zaopatrzenie organizacja zakupów dla biura, magazynu i produkcji, wybór dostawców i negocjowanie warunków handlowych, optymalizacja kosztów zakupowych. Flota samochodowa i ubezpieczenia administracja flotą pojazdów, rejestracja pojazdów oraz zgłoszenia zbycia i nabycia, organizacja serwisów, wymian opon i obsługa szkód komunikacyjnych, przygotowyw