About this role
Het CO&E zoekt een medewerker die de administratieve en organisatorische taken die gepaard gaan met de dataverzameling voor TIMSS 2027 mee in handen kan nemen. Dit internationale onderzoek brengt de vaardigheden voor wiskunde en wetenschappen van leerlingen in het vierde leerjaar in kaart. Je zet je schouders ook mee onder de goede werking van het centrum als geheel. Je werkt steeds samen met je projectcoördinator en in het najaar keert ook je parallelcollega terug uit moederschapsrust. Jullie zorgen samen dat de dataverzameling tijdig en vlekkeloos kan verlopen. Je vervult dus een cruciale functie op logistiek, administratief en organisatorisch vlak. In elke fase van het onderzoek bestudeer je de relevante (Engelstalige) documentatie grondig om vertrouwd te raken met de internationale richtlijnen. Je interpreteert en vertaalt deze instructies naar de Vlaamse context en legt ze naast de wensen van het eigen projectteam om tot een concrete invulling te komen van je takenpakket. Je zorgt voor een succesvolle respondentenwerving waarbij je je communicatietalent tijdens vele telefoontjes en e-mails inzet om in te spelen op vragen en bezorgdheden. Ook tijdens het verdere onderzoeksverloop ben jij het eerste aanspreekpunt voor onder meer honderden schooldirecteurs en leerkrachten en duizenden ouders. Je bent verantwoordelijk voor de opmaak van toetsen, vragenlijsten, begeleidende documenten en rapporten met Microsoft Office programma’s en gespecialiseerde toets- en surveysoftware. Je helpt het schoolpersoneel om vooraf hun ICT-infrastructuur voor de toetsafnames te testen. Je goede computervaardigheden helpen je om snel zicht te krijgen op eventuele problemen en om mogelijke oplossingen telefonisch of via e-mail toe te lichten. Je beheert databanken met persoons- en onderzoeksgegevens en zorgt dat je er automatisch de nodige formulieren uit kan trekken (bv. fiches met informatie per school uit verschillende bronnen, a.d.h.v. Access of Excel). Je zoekt actief mee naar toetsbegeleiders over heel Vlaanderen, zorgt voor hun aanstelling als vrijwillig medewerker en stelt voor hen een logische takenplanning op. Tijdens de afnameperiodes sta je voor deze toetsbegeleiders paraat als aanspreekpunt, bijvoorbeeld bij onverwachte problemen. Je inventariseert veel voorkomende problemen en doet voorstellen om deze aan te pakken. Je staat in voor de selectie, aanwerving en dagelijkse aansturing van de jobstudenten die meewerken in verschillende fases. Je zorgt dat alle tastbare materialen tijdig en correct samengevoegd en verstuurd worden naar de verschillende scholen en begeleiders. Je begeleidt en controleert een gestructureerde terugkeer en uitpak van de ingevulde materialen. Je beheert het kantoormateriaal en plaatst bestellingen, en je biedt logistieke ondersteuning (lokalen reserveren, catering regelen,…). Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma, idealiter aangevuld met enkele jaren ervaring in een administratieve functie of in het onderwijs. Je hebt affiniteit met het onderwijs in de brede zin, door je opleiding of eerdere werkervaringen. Een goede kennis van hoe scholen werken is immers nodig om deze functie goed te kunnen uitvoeren. Evaring met (onderwijs-)onderzoek of grootschalige gegevensverzamelingen is een pluspunt.. Het is essentieel dat je vlot kan werken met Microsoft Office programma’s (Word, Excel, Outlook, Access en PowerPoint). Je bent bereid om je te bekwamen in het gebruik van de gespecialiseerde onderzoekssoftware. Je kan je van bij de start van je aanstelling feilloos uitdrukken in het Nederlands. Dit is essentieel. Je hebt ook een zeer goede kennis van het Engels waardoor je de internationale richtlijnen goed kan begrijpen en correct kan uitvoeren. Je kan na afstemming met de projectcoördinator vlot zelfstandig werken en initiatief nemen, maar je bent ook een goede teamspeler. Je bent bereid om samen na te denken over de beste werkwijze en om ervaringen te delen met collega’s. Door over de grenzen van je eigen takenpakket heen te kijken, draag je bij aan de goede en aangename werking van het team en van het CO&E als inspirerende onderzoeksomgeving. Je bent goed in je eigen timemanagement. Je werkt gestructureerd, systematisch en met oog voor detail. Je begrijpt hoe belangrijk het is om de deadlines te halen. Je bent bereid om je verlof af te stemmen op drukke periodes in het project. Met name in de krokus- en paasvakantie zal het allicht niet haalbaar zijn om je ruim vrij te roosteren. In de kerstvakantie wel: tussen Kerst en nieuwjaar sluit KU Leuven. Je houdt van afwisseling in je takenpakket. Occasionele handenarbeid schrikt je niet af. Je kan discreet werken en bent goed op de hoogte van de GDPR-richtlijnen. De respondenten hebben recht op een anonieme verwerking van hun gegevens. Het is voor jou vanzelfsprekend dat je dit vertrouwen niet schaadt.