About this role
Kernaufgaben Eventkoordination Bearbeitung jeglicher Anfragen per Telefon und E-Mail Bearbeitung und Betreuung des Buchungstools Aleno Koordination von Reservationen und Events Mitverantwortung über Events und deren Betreuung Erarbeitung Offerten und Laufzettel, Sicherstellung des Informationsflusses über alle Schnittstellen, an alle Abteilungen Erstellung von Eventübersichtslisten und deren Kontrollen (Wochenübersicht, Aleno Auswertungen) Durchführung Besichtigungen mit Gästen Erstellung wöchentlicher Google- Beiträge und Antworten auf Rezensionen Mitverantwortung Bestellwesen für Bürobedarf, Eventmaterial und Dekorationen
Zusätzliche Aufgaben Eventkoordination Erstellung von Anlassplänen für Vorbereitungsarbeiten und Instruktion aller Schnittstellen (Event Briefing der Service- und Küchenmitarbeitenden) Teilnahme am wöchentlichen F&B Meeting (Verantwortung Events, Besprechung und Übergabe der Laufzettel und anderweitigen Informationen, Protokollführung) Postwesen inklusive Bearbeitung der anfallenden Aufgaben daraus Bearbeitung und Versand von Gutscheinbestellungen Haltung von Ordnung und Sauberkeit im Büro Erstellung und regelmässige Überarbeitung der Schulungsdokumente Zusätzliche administrative Aufgaben gemäss Auftrag Tageshost- und Supportschichten sowie aktive Mitarbeit an der Front bei Bedarf
Hardskills Grundausbildung im Bereich KV oder mindestens 3 Jahre Erfahrung in ähnlicher Position Abschluss einer höheren Fachschule von Vorteil Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Offen für weitere Aufgaben (Allrounder-Fähigkeit)
Softskills Erfahrung in einem lebhaften Gastronomiebetrieb oder auf Events Tadellose Umgangsformen mit Gästen, Mitarbeitenden und Vorgesetzten Offene, ehrliche und direkte Kommunikation im Team und gegenüber Vorgesetzten Aufgeschlossene und ehrliche Art Vorausschauende und vernetzte Denkweise Hohes Mass an Selbstverantwortung und Durchsetzungsvermögen Organisations- und Improvisationstalent mit Blick fürs Detail Teamplayer mit Überblick Bereit Nacht- und Wochenendarbeit zu leisten Flexibel, belastbar und tolerant gegenüber anderen Kulturen Technisches Verständnis