About this role
Kernaufgaben und Verantwortungsbereiche - Assistenz der Geschäftsführung: Terminmanagement, Nachverfolgung von To‑dos, Recherche zu gesetzlichen Grundlagen, Mengenmeldungen Entsorgung - Unterstützung des Vertriebs (intern): Annahme von Telefonaten, Übernahme administrativer Aufgaben wie Auftrags- und Bestellabwicklung, Pflege von Kundendaten und Unterstützung bei der Erstellung von Reportings. - Rechtssichere Kommunikation mit Behörden und Ämtern: Erstellung und Versand von Schriftverkehr, Fristenüberwachung, Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen, Koordination mit internen Fachbereichen. - Allgemeine Assistenzaufgaben: Ansprechpartner für die Mitarbeitenden, Büroorganisation, Planung von Mitarbeiterevents, Postbearbeitung und Schnittstellenfunktion zu anderen Abteilungen. Ihr Profil - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation. - Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise mit Bezug zu Vertrieb, Logistik oder Ersatzteilwesen. - Sicherer Umgang mit Behördenkommunikation und Erfahrung in der Erstellung formeller Schreiben. - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sichere Ausdrucksweise und Rechtschreibkompetenz. - Gute Kenntnisse in MS Office; Erfahrung mit ERP/CRM‑Systemen von Vorteil. - Strukturierte, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise; hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit. - Selbstständigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit; ausgeprägte Kommunikationsstärke. Leistungen: - Betriebliche Altersvorsorge - Betriebliche Weiterbildung - Firmenevents - Flexible Arbeitszeiten - Kostenlose Getränke - Kostenloser Parkplatz - Mitarbeiter-Rabatt - Preisnachlässe auf Produkte/Dienstleistungen des Unternehmens - Weiterbildungsprogramme - Zusätzliche Urlaubstage - Unterstützung der Buchhaltung: Mahnwesen, vorbereitender Zahlungsverkehr und Überwachung der Bargeldkassen - Prozessoptimierung und Dokumentation: Mitwirken bei der Verbesserung administrativer Abläufe und Pflege relevanter Dokumentationen. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Versandpapiere erstellen, Zahlungsverkehr Expertenkenntnisse: Zollvorschriften, Zollabwicklung