About this role
Das Euro-Institut, ein binationales und bikulturelles Institut für Fortbildung und Beratung, wurde 1993 gegründet und unterstützt Akteure in der Oberrheinregion bei ihren Projekten zur grenzüberschreitenden Zusammenarbeit. Unser Angebot umfasst in diesem Bereich: - Fortbildungen zu allen Themen der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit, - deutsch-französische Seminare zu aktuellen Themen mit Bezug zur Verwaltungspraxis, - Durchführung von Studien, Evaluationen und Beratungsprojekten, - Begleitung von Initiativen und Projekten, - Begleitung von Teams und Partnern im Bereich der Kommunikation und des interkulturellen Verständnisses oder des grenzüberschreitenden Projektmanagements, - Moderation von grenzüberschreitenden Sitzungen und Reflexionsworkshops. Das Euro-Institut pflegt weiterhin ein Netzwerk auf europäischer Ebene und nimmt an Projekten im Bereich der angewandten Forschung teil. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite: www.euroinstitut.org ( https://www.euroinstitut.org ) Aufgaben Der/Die Junior-Projektmanager·in bearbeitet Fortbildungs-, Beratungs- und Studienprojekte im Bereich der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit. Unter der Verantwortung einer Führungskraft ist der/die Junior-Projektmanager·in zuständig für die Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Betreuung von Projekten, wie sie im Folgenden beschrieben werden. Der/Die Junior-Projektmanager·in arbeitet in diesem Rahmen transversal auf Anweisung der Direktion, der Führungskräfte, der Projektleiter·innen und der Senior-Projektmanager·innen und wird auch auf eigene Initiative tätig. Allgemein Der/Die Junior-Projektmanager·in wird mit folgenden Aufgaben betraut: - Logistische und organisatorische Projektkoordinierung (Fortbildungen, Veranstaltungen, Studien usw.) – sowohl für Präsenz- als auch für Online-Formate - Übersetzungen - Informationsrecherchen, Identifizieren wichtiger Themen - Erstellung zweisprachiger Dokumentationen - Organisation von Arbeitssitzungen - Erstellen und Übersetzen von Sitzungs- und Veranstaltungsprotokollen - Kontakte mit Partnern, Kunden, Referenten und Teilnehmern - Organisation von Studienreisen und Begleitung von Delegationen - Evaluierung der Projekte und Auswertung der Ergebnisse - Archivierung der Dossiers (elektronisch und Papierform) - Aktualisierung der Internetseite in Zusammenarbeit mit der Direktionsassistentin - Betreuung der Präsenz des Euro-Instituts in den sozialen Medien - Sekretariatsfunktion (auch Telefonzentrale) bei Abwesenheit der Direktionsassistentin - Anlaufstelle für IT- und Datenschutzfragen in Zusammenarbeit mit den IT-Dienstleistern und dem externen Datenschutzbeauftragten des Euro-Instituts - Überwachung der Materialbestände und Durchführung der Materialbestellung Im Fortbildungsbereich Der/Die Junior-Projektmanager·in wird mit folgenden Aufgaben betraut: - Durchführung aller notwendigen Vorbereitungsarbeiten (Organisation/Logistik) für Fortbildungen, Foren, Konferenzen oder anderen Veranstaltungen (Management der Anmeldungen und der Teilnehmenden, Vorbereitung des Raums, der Namensschilder, der Teilnahme- und Anwesenheitslisten, der Tagungsmappen, des Übersetzungsmaterials, Organisation der Kaffeepausen und Mittagessen usw.) - Betreuung von Online-Tools (Videokonferenzen) - Logistische Koordinierung der Vorbereitung von Maßnahmen in Zusammenarbeit mit allen an der Maßnahme beteiligten Akteuren (verantwortliche Referenten, Partnereinrichtungen, Dienstleister für Räume, Catering, Hotels usw.) - Logistische Durchführung von Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit allen beteiligten Personen und Stellen - Tätigkeiten im Bereich Kommunikation (Verfassen von Mitteilungen für die Webseite des Euro-Instituts und für die sozialen Netzwerke, Aufnahme und Auswahl von Fotografien während der Veranstaltung usw.) Im Bereich Studien In diesem Bereich wird der/die Junior-Projektmanager/in betraut mit: - thematischen Recherchen - redaktionellen Aufgaben und Übersetzungen - der Organisation von Sitzungen - der Planung von Interviews und Umfragen - schriftlichen Gesprächsaufzeichnungen - dem Einholen von Angeboten - dem Korrekturlesen von Texten, Formatierungsarbeiten - der Erstellung von Online-Fragebögen und der (grafischen) Darstellung von Studienergebnissen Anforderungen und Kompetenzen Kenntnisse - Zweisprachig (Deutsch/Französisch) - Sehr gute Kenntnis der englischen Sprache - Schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (Deutsch/Französisch) - Redaktionelle Fähigkeiten (Sitzungsnotizen, Korrespondenz, Protokolle, Berichte usw.) - Fähigkeit, Unterlagen zu übersetzen (Deutsch/Französisch) - Ausgeprägte EDV-Kenntnisse Von Vorteil sind: - Kenntnisse der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit und Europäischen Union - Kenntnisse des deutschen, französischen und schweizerischen Verwaltungssystems - Grundkenntnisse im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten - Kenntnisse in Typo3 und Mailjet, Wordpress, LinkedIn, Lamapoll, Canva bzw. Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten Know-how - Organisationstalent (Planen, vorausschauend Handeln, Organisieren, Evaluieren, Prioritäten setzen) - Anpassungsfähigkeit - Fähigkeit, in interkulturellen Teams zu arbeiten - Eigeninitiative - Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig durchzuführen - Fähigkeit, Sachverhalte zu analysieren und zusammenzufassen Kompetenzen Genauigkeit – Verlässlichkeit – Flexibilität – Verfügbarkeit – Dynamik und Reaktionsvermögen – Offenheit für Neues – Organisationstalent – Sinn für Kommunikation Voraussetzungen Bachelor- oder Masterabschluss in einem der folgenden Bereiche: Grenzüberschreitende Zusammenarbeit, Internationale Beziehungen, Politik-, Rechts-, Wirtschafts-, Geschichts-wissenschaften, Soziologie, Sprachwissenschaften, Übersetzungswesen. Wir bieten - ein zweisprachiges und bikulturelles Umfeld - ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld - Integration in ein dynamisches, motiviertes und engagiertes Team - Flexibilität im Hinblick auf die Arbeitsorganisation - Möglichkeiten der