About this role
Le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) de studio assure la gestion efficace des opérations administratives et logistiques du studio. Il/elle soutient l’équipe de communication et la direction en veillant à la bonne organisation des activités quotidiennes, la coordination des ressources, la planification d’événements internes et la conformité des processus internes.
Cette personne devra cultiver des relations positives et favoriser un sentiment de communauté au sein du studio. Dans l'ensemble, le/la coordinateur(trice) du studio joue un rôle crucial dans la création d'un environnement de travail accueillant et organisé, tout en facilitant l'engagement et le sentiment d’appartenance des employé(e)s.
Responsabilités principales :
Communiquer des informations ou des annonces importantes relatives à la vie du studio (intranet, Mattermost, affiches, etc.).Collaborer activement avec l’équipe de communication pour la diffusion des messages internes, la mise à jour des canaux (Intranet) et la promotion des initiatives du studio.Superviser et être responsable des tâches quotidiennes effectuées par la/le réceptionniste.Assurer une présence à la réception lors des journées sans réceptionniste pour garantir un accueil professionnel et la continuité des services.Accueillir et accompagner les nouveaux employé.e.s : préparation des espaces de travail, remise du matériel d’arrivée (cartes d’accès, cadeau d’arrivée, carte café), visite du studio et assistance dans le déroulement de leur première journée.Répondre aux questions des employés et agir comme point de contact formel pour leurs besoins administratifs.Apporter une assistance à la direction du studio sur divers projets : préparation de documents, coordination de tâches, suivi des échéanciers.Maintenir des rapports de suivi sur les diverses activités en cours : projets, événements, maintenance, etc.Être responsable des activités quotidiennes du bureau : ambiance générale, approvisionnement, organisation des espaces communs (décorations).Planification, organisation et coordination de divers événements internes et externes (activités d’équipe, lancements de projets, activités sociales, évènements de formation interne).Réservation d’espaces; achat d’équipements, fournitures et/ou repas, etc.Accueillir les intervenants externes pour les activités internes : conférenciers, formateurs, partenaires, et assurer leur bonne intégration lors des événements.Participer activement à la vie du studio en collaborant avec différents comités (comité social, comité de noël, bien-être, diversité, etc.).Assurer la conformité et la mise en oeuvre des politiques de santé et sécurité au bureau (mise à jour de la liste des secouristes, processus en cas d’urgence, maintien de l’infirmerie et matériel d’urgence).Être responsable du processus d’évacuation d’urgence : mise à jour des plans et processus d’évacuation, formation des employés, coordination des exercices et gestion des situations réelles.Gérer les suivis de maintenance des installations et équipements : planification des interventions, suivi avec les fournisseurs, contrôle de la qualité des services.Responsable des rabais employés : point de contact premier pour les fournisseurs et partenaires, négociation de nouveau rabais employés, mise à jour et maintien de la liste des rabais employés.Agir comme point de contact entre la direction et les partenaires externes. Diplôme en administration, gestion, communication ou domaine connexe.Expérience de 2 à 4 ans dans un rôle administratif, coordination de projet.Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, outils collaboratifs).Sens de l’organisation, débrouillardise, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités.Excellentes compétences en communication orale et écrite (français et anglais).Discrétion et sens de la confidentialité.Compétences en organisation d’événements et coordination logistique.Capacité à gérer des fournisseurs et des suivis techniques (maintenance et achats).Aptitude à interagir avec les employés, les visiteurs et les intervenants externes.Connaissance et expérience dans une environnement de travail créatif (jeux vidéo) (ATOUT).Connaissance des normes de santé, sécurité et procédures d’urgence (ATOUT). Ce en quoi Gameloft croit:
Nous jouons le jeu pour un monde meilleur. En tant que leader dans l'industrie, nous voulons utiliser le pouvoir des jeux vidéos comme une force positive au changement.
En nous rejoignant, vous aurez une multitudes d'opportunités pour aider votre environnement, faire la différence et bâtir un monde plus inclusif.
Nous voulons que les Gamelofteurs se concentrent sur l'essentiel: créer du fun et des jeux de haute qualité dont ils pourront être fiers de les partager avec les joueurs du monde entier.
Pour vous aider dans votre rôle, nous avons mis en place les bénéfices suivants:
Ce que nous offrons:
Horaire flexibleVendredi après-midi de congé toute l’année!Dès votre embauche, 3 semaines de vacances et des congés mobilesCongé offert entre Noël et le jour de l'An pour bien débuter la nouvelle annéeProgramme de REER collectif avec participation de l'employeurProgramme d'assurances collectives avantageuxAccès gratuit à une clinique médicale virtuelle 24h/24, 7 jours/7Programme d'aide aux employés et à leur famille immédiateProgramme de remboursement partiel pour votre déplacement au bureau (transport en commun et/ou stationnement)Accompagnement lors de toute relocalisation pour les nouveaux collaborateurs en provenance de pays ou de régions hors QuébecProgramme de référencement avec bonusActivités et prix offerts régulièrement par le comité socialMais aussi au studio:
Local à vélos sécurisé et montant offert pour encourager le transport actif (période estivale)Collations offertes quotidiennement (fruits, café, etc.)5@7 les mercredisEspaces de jeuxTerrasse sur le toitStudio à proximité du parc Jarry et des nombreux attraits du Mile-Ex et de la Petite-ItalieActivités physiques organisées à même le studio ou au parc Jarry (ex. : yoga)***
What Gameloft believes in:
We play the good game for a better world. As a leader in the industry, we want to use the power of video games as a force for positive change.
If you join us, you’ll have plenty of opportunities to help the environment, make a difference in communities and build a more inclusive world.
We want our Gamelofters to focus on what matters: creating fun and high-quality games they’ll be proud to share with our players around the world.
To help you succeed in your role, we have some cool perks:
What Gameloft offers:
Flexible scheduleFriday afternoon off all year round!3 weeks’ vacation and mobile days off, available as of your start dateTime off between Christmas and New Year’s Day to help you start the year off on the right footGroup RRSP program with employer contributionsGreat group insurance programFree 24/7 access to a virtual medical clinicThe Employee and Family Assistance ProgramPartial reimbursement of your commuting costs (for public transit and/or parking)Support for new employees relocating from countries or regions outside QuebecReferral program with bonusesRegular activities and prizes courtesy of our Social CommitteeAnd at the studio itself:
Secure bike storage room and a subsidy to encourage active transportation (during the summer)Daily snacks (fruit, coffee, etc.)Wednesday happy hoursA game roomA rooftop terraceStudio located near Jarry Park and the charming Mile-Ex and Little Italy neighbourhoodsFitness classes at the studio itself or at Jarry Park (e.g., yoga)