About this role
Eine **Verwaltungsfachkraft** und **Assistenz der Betriebsleitung,** vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist im Grunde das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens. Hier ist eine Übersicht über die **wichtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Aufgaben**, die man können bzw. beherrschen sollte:
**Kernaufgaben** **• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten** • Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten • Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog) • Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen **• Assistenzaufgaben für die Betriebsleitung** • Terminplanung, -koordination und -überwachung • Organisation von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokolle, Unterlagen, Präsentationen) • Informationsweitergabe zwischen Leitung und Mitarbeitenden
**• Kaufmännische Tätigkeiten** • Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen • Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten • Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten) **• Kommunikation & Schnittstellenarbeit** • Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen • Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden • Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden
**Wichtige Fachkenntnisse** **• Büroorganisation und Verwaltungsabläufe** **• MS Office / Office 365** (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams) **• Grundkenntnisse im Rechnungswesen** (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere) **• Personalverwaltung** (z. B. Zeitmanagement) **• Datenschutz & Vertraulichkeit** **• Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln** (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail-Etikette)
**Soziale & persönliche Kompetenzen** **• Organisationstalent** – Prioritäten setzen, den Überblick behalten **• Zuverlässigkeit & Diskretion** – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen **• Selbstständigkeit & Eigeninitiative** – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen. **• Teamfähigkeit** – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten **• Kommunikationsstärke** – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern. • **Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift. (Zwingend erforderlich)** **• Belastbarkeit & Flexibilität** – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben **• Schnelle Auffassungsgabe** – neue Themen und Abläufe schnell verstehen
**Typische Ausbildung / Voraussetzungen** • Abgeschlossene **kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung**, z. B.: • Verwaltungsfachangestellte • Kauffrau für Büromanagement • Industriekauffrau • Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil.
Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls erwünscht.