About this role
Weitere Berufsbezeichnung: Asisstenz der Betriebsleitung; Verwaltungsfachkraft; Büroleitung Stellenbeschreibung: Eine Verwaltungsfachkraft und Assistenz der Betriebsleitung, vereint organisatorische, kaufmännische und kommunikative Aufgaben. Sie ist im Grunde das organisatorische Rückgrat eines Unternehmens. Hier ist eine Übersicht über die wichtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Aufgaben, die man können bzw. beherrschen sollte: Kernaufgaben • Allgemeine Verwaltungstätigkeiten • Bearbeitung von Posteingang/-ausgang, E-Mails, Telefonaten • Dokumentenmanagement und Ablage (digital & analog) • Erstellung und Pflege von Akten, Datenbanken, Formularen • Assistenzaufgaben für die Betriebsleitung • Terminplanung, -koordination und -überwachung • Organisation von Meetings, Dienstreisen, Veranstaltungen • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen (Protokolle, Unterlagen, Präsentationen) • Informationsweitergabe zwischen Leitung und Mitarbeitenden • Kaufmännische Tätigkeiten • Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen • Erstellen von Statistiken, Auswertungen, Berichten • Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Bewerbungsunterlagen vorbereiten) • Kommunikation & Schnittstellenarbeit • Ansprechpartner/in für interne und externe Anliegen • Abstimmung mit Abteilungen, Kunden, Lieferanten oder Behörden • Sicherstellen, dass Informationen korrekt und rechtzeitig weitergegeben werden Wichtige Fachkenntnisse • Büroorganisation und Verwaltungsabläufe • MS Office / Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, ggf. Teams) • Grundkenntnisse im Rechnungswesen (z. B. Rechnungsprüfung, Prüfung Wiegescheine/Begleitpapiere) • Personalverwaltung (z. B. Zeitmanagement) • Datenschutz & Vertraulichkeit • Kommunikations- und Schriftverkehrsregeln (geschäftliche Korrespondenz, E-Mail-Etikette) Soziale & persönliche Kompetenzen • Organisationstalent – Prioritäten setzen, den Überblick behalten • Zuverlässigkeit & Diskretion – vertrauensvoller Umgang mit vertraulichen Informationen • Selbstständigkeit & Eigeninitiative – Aufgaben vorausschauend erledigen und planen. • Teamfähigkeit – gut mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten • Kommunikationsstärke – klar und höflich im Umgang mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern. • Verhandlungssicheres Deutsch in Wort und Schrift. (Zwingend erforderlich) • Belastbarkeit & Flexibilität – auch in stressigen Phasen ruhig bleiben • Schnelle Auffassungsgabe – neue Themen und Abläufe schnell verstehen Typische Ausbildung / Voraussetzungen • Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B.: • Verwaltungsfachangestellte • Kauffrau für Büromanagement • Industriekauffrau • Berufserfahrung in Verwaltung, Sekretariat oder Assistenz ist von Vorteil. Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls erwünscht. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Abrechnung, Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Materialwirtschaft, Kosten- und Leistungsrechnung, Postbearbeitung Erweiterte Kenntnisse: Akten, Schriftgut verwalten, Apache OpenOffice, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Berichtswesen, Information, Büroorganisation, Büromanagement, Einkauf, Beschaffung, Sachbearbeitung Zwingend erforderlich: E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office)