About this role
Då myndighetschefens nuvarande assistent ska vara föräldraledig söker vi en vikarie under ett år. OM MYNDIGHETEN Forum för levande historia är en myndighet under Kulturdepartementet med uppdrag att arbeta för demokrati, tolerans och alla människors lika värde. Myndigheten har särskilt till uppgift att informera om Förintelsen och kommunistiska regimers brott mot mänskligheten. Det övergripande syftet är att aktivt stärka viljan att arbeta för alla människors lika värde. Vi har våra lokaler i Gamla Stan i Stockholm, där cirka 35 personer arbetar. Vi har ett nationellt uppdrag och är därför verksamma i hela landet. Vi utför också ett omfattande internationellt arbete. Läs mer på www.levandehistoria.se DIN ROLL Som chefsassistent assisterar du överintendenten (ÖI) och i viss mån ledningsgruppen inom administration och kommunikation. I din roll har du flera kontaktytor både externt och internt, men framför allt har du ett nära samarbete med överintendenten och ledningsgruppen. Du ingår i avdelningen för verksamhetsstöd som består av sex personer. ARBETSUPPGIFTER Dina arbetsuppgifter är varierande och består till exempel av följande: • Vara den som alltid är steget före överintendenten gällande planering och koordinering av ÖI:s kalender • Möteshantering, föreslå agendor, skriva underlag, dokumentation och protokoll • Tidsplanering, hantering av ÖI:s telefon, post och mejl, dokumenthantering, resebokningar • Kommunikation med externa och interna kontakter • Andra administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov KVALIFIKATIONER • Relevant eftergymnasial utbildning • Flera års erfarenhet från liknande roll, gärna som assistent till myndighetschef. • Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. • God datorvana med mycket god kunskap i officepaketet samt vana att arbeta i olika system. • Det är meriterande om du har erfarenhet från statliga eller andra offentliga institutioner PERSONLIGA EGENSKAPER Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet. För att lyckas i rollen är du en lösningsorienterad, nyfiken och handlingsinriktad person. Du trivs i en assisterande roll där du samtidigt får ta mycket eget ansvar och hantera olika kontaktytor, internt och externt. Som person är du självgående och har förmåga att analysera, strukturera och planera ditt eget arbete. Du är serviceinriktad, lyhörd, social och smidig och har en naturlig förmåga att samarbeta och skapa förtroende. Forum för levande historia strävar efter en jämn könsfördelning och välkomnar alla sökande. Myndigheten vill även ta tillvara de kvaliteter som etnisk och kulturell mångfald tillför verksamheten. Vi förutsätter att du delar våra värderingar kring demokrati, tolerans och alla människors lika värde och rättigheter. TILLTRÄDE Tillträde snarast. ANSÖKAN Skicka din ansökan med CV och personligt brev till [email protected] senast den 14 oktober 2018. Ange diarienummer 2018/225 i ansökan. FRÅGOR Frågor besvaras av överintendent Ingrid Lomfors, [email protected] , 08-723 87 70. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.