About this role
Vi söker nu en projektadministratör som skall supporta projekten inom Sektion IT projekt med administration. Projektadministratören är ett stöd till projektkoordinatorn och projekten som ingår i IT-projektportföljen. Projektadministratören ska som person vara strukturerad, kunna ta eget initiativ och eget ansvar samt ha god överblick och god framförhållning. Projektadministratören ska även vara flexibel och kunna hantera de administrativa behov som uppkommer. Det är viktigt att följa regler för offentlig upphandling, allmänna handlingar och att följa projektets processer och rutiner. Projektadministratören ska stötta projektledare och projektkoordinator genom att bl.a. utföra följande arbetsuppgifter; • Följa projektgemensam hantering av dokument för att säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektens dokumentation • Administrera projektens ytor i Project Place & Webforum • Administrera projektens ärenden samt dokumenthantering & diarieföring i EDIT • Bistå vid skrivande av samt uppdatering av styrdokument (projektspecifikation, planer, rapporter) enligt gällande projektstyrningsmodell XLPM • Upprätta presentationsmaterial och skriva mötesanteckningar vid behov • Bistå med att skriva protokoll vid behov • Paketering, utskrifter och utskick av förfrågningsunderlag/kontrakthandlingar/dokumentation • Bistå vid uppföljning av den övergripande tidplanen • Boka konferensrum och kalla till möten • Upprätthålla semesterlista för projekten • Administrera beställningar av resurser i Zero Chaos-portalen samt onboarding/offboarding av valda resurser enligt gällande rutiner • Distribuera introduktionsinformation för nya inom projektet, respektive kommunicera rutiner etc. inom projektet • Ansvara för och administrera beställningar/förlängningar av konton, passerkort, hårdvara och driftstjänster för projektmedlemmar • Skapa och följa upp beställningar gällande lokaler, IT och möbler • Delta vid TFs administratörsmöten och efter projektbehov vid varierande informationsmöten • Ta emot, granska och hantera fakturor i Agresso • Vara behjälplig som stöd till projektkoordinatorn Aktuella uppdrag ligger i centrala Stockholm om inget annat anges.