About this role
RESPONSABILITÉS
Dans le cadre d'un renfort de son équipe administrative, nous cherchons une personne disponible rapidement pour une mission d'appui aux tâches administratives.
À ce titre, vos principales missions seront :
1. Gestion de l'accueil et des communications
- Réceptionner, traiter et orienter si besoin les appels téléphoniques vers les personnes compétentes ;
- Assurer un accueil physique ;
2. Appui administratif
- Assister l'équipe dans les tâches administratives courantes :
- Numériser, classer et archiver des documents ;
- Trier et gérer le courrier entrant et sortant ;
- Suivre et mettre à jour les bases de données et documents internes.
- Réserver et préparer les salles, les dossiers et supports nécessaires aux rencontres
- Préparer les dossiers administratifs (contrat de séjour, livret d'accueil, suivi de l'état de complétude des dossiers,...)
- Assurer un pré tri des dossiers trajectoires.
3. Appui à l'encadrement
- Vérifier et alerter sur les plannings,
- Créer les accès au logiciel OCTIME et Netsoin et assurer la présentation de ces outils,
- Planifier les temps de réunions et/ou formation en lien avec la cadre pour information aux professionnels concernés ;
- Contribuer à la dynamique d'amélioration continue en assurant le suivi des documents internes, émargements, la compilation des documents en prévision de l'évaluation HAS à venir.
Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
PROFIL RECHERCHÉ
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 en gestion administrative ou secrétariat, vous justifiez idéalement d'une première expérience réussi (stage ou alternance inclus) au sein d'un organisme accueillant du public. Une expérience auprès de publics âgées et /ou en situations de handicap serait appréciée.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et êtes à l'aise avec la gestion des pièces administratives. Doté(e) d'une excellente aisance relationnelle, vous faites preuve d'une grande rigueur, d'un bon sens de l'organisation et d'un réel sens de l'accueil.
Vous disposez de connaissances en droit du travail (contrats de travail, durée du travail notamment).
Vous êtes rigoureux(se) et faites preuve de discrétion professionnelle et d'esprit d'équipe. De plus, votre méthodologie, votre implication et votre réel sens du service seront essentiels pour réussir dans les tâches qui vous seront confiées.
Le poste est basé à Fougères au sein de l'EHPAD de La Chesnardière et est à pourvoir dès que possible pour une durée d'un mois (avec possibilité de prolongation). La durée hebdomadaire est de 17,50 heures/semaine.
Les modalités d'organisation du mi-temps pourront être discutées en fonction des besoins ou disponibilités des candidats
Contrat renouvelable sous réserve des besoins