About this role
Les activités du service
Composition et effectifs du service
L'état-major (EM) est un service de la DIR-SG Grand Ouest. Il assure des fonctions transverses et support au profit des agents de la délégation. Pour ce faire, constitué d'une équipe pluridisciplinaire, il a notamment en charge les ressources humaines de proximité, la communication de la délégation (interne et externe), le pilotage budgétaire de la structure, l'accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion des sites, des déplacements des agents et celle du parc automobile.
L'Etat-major est composé de 9 agents.
Description du poste
Vos activités principales
Le ou la candidat(e) fera partie de l'Etat-major composé de 9 agents que sont, l'adjointe au délégué interrégional en charge de la responsabilité de l'Etat-major, 1 responsable de la RH de proximité, 1 gestionnaire de la RH de proximité, 1 chargé de mission transformation écologique, 1 gestionnaire administratif budgétaire et immobilier, 2 assistantes administratives, 1 logisticien et une chargée de projets transverses.
Dans le cadre d'une réflexion actuellement menée relative au transfert du siège de la délégation, le titulaire de ce poste assure des missions d'archivage pour le compte de la délégation :
- Sensibilisation des départements à la politique d'archivage : procédures de tri, de destruction, de classement ;
- Gestion des entrées - sorties des archives localisées au centre d'archivage : mise à disposition du dossier, enregistrement du mouvement dans un tableau ;
- Réalisation d'inventaires en vue de déterminer le sort des archives : instruction des dossiers, analyse et classement des pièces, enregistrement des éléments sur un tableau de récolement, recherches procédurales ;
- Actualisation et complétude du tableau de récolement des archives pour l'ensemble de la délégation ;
- Uniformisation des étiquettes des cartons d'archivage ;
- Sollicitation des autorités compétentes afin de faire valider le sort des archives ;
- Préparation des opérations de versement des archives ;
- Conditionnement des dossiers dédiés aux versements ;
- Destruction des documents dont la durée d'utilité administrative est expirée.
L'agent affecté à l'état-major sera associé aux réunions de service. Il sera également associé aux projets impactant l'archivage.
Déplacements fréquents à prévoir en véhicule - permis B requis
Votre profil
Connaissances
Cadre légal et déontologique des archives
Techniques d'organisation
Maîtrise des logiciels bureautiques
Création et actualisation de base de données
Compétences rédactionnelles
Savoir-faire
Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision
Traitement et classement des fonds
Définir des procédures et des règles
Rendre compte
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure
Faire preuve de discrétion
Savoir-être
Esprit d'équipe
Sens de la confidentialité
Sens de la rigueur et de l'organisation
Capacité à convaincre
Informations complémentaires
Restauration : restauration collective accessible
Accessibilité en transport / Parking : oui (centre-ville de Rennes)
Transmettre CV et lettre de motivation obligatoires