About this role
Kaufmännische Mitarbeiterin / Kaufmännischer Mitarbeiter – Büro und Sachbearbeitung (m/w/d)
- 1. Stellenziel
Unterstützung und Durchführung der allgemeinen kaufmännischen und organisatorischen Büroabläufe. Die Stelle umfasst einfache Tätigkeiten in der Sachbearbeitung, Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Versandorganisation sowie die Betreuung von Kunden.
- 2. Aufgaben und Verantwortungsbereiche
Allgemeine Büroorganisation und Sachbearbeitung
- Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs
- Erfassung, Pflege und Verwaltung von Daten
- Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Unterlagen
- Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen
- Allgemeine administrative und organisatorische Bürotätigkeiten
Einfache Buchhaltung
- Erfassung und Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Vorbereitung von Rechnungsunterlagen für die Buchhaltung
- Überwachung und Zuordnung von Zahlungseingängen
- Pflege von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- Unterstützung bei vorbereitenden Buchhaltungsarbeiten
Auftragsbearbeitung und Produktionsvorbereitung
- Erfassung und Erstellung von Kundenaufträgen
- Erstellung und Weiterleitung von Fertigungs- und Produktionsaufträgen
- Zusammenstellung und Pflege auftragsbezogener Unterlagen
- Abstimmung mit der Produktion bei Rückfragen und Terminänderungen
- Überwachung des Auftragsstatus
Versand und Versandabwicklung
- Anmeldung und Organisation von Warensendungen
- Erstellung von Versand- und Lieferpapieren
- Beauftragung von Paketdiensten und Speditionen
- Abstimmung von Abholungen und Lieferterminen
- Pflege und Kontrolle der Versandunterlagen
Kundenbetreuung
- Telefonische und schriftliche Betreuung von Kunden
- Bearbeitung einfacher Kundenanfragen
- Auskunft zu Aufträgen und Lieferterminen
- Annahme und Weiterleitung von Reklamationen
- Pflege und Ausbau einer freundlichen und serviceorientierten Kundenkommunikation
3. Anforderungen und Qualifikationen
- Kaufmännische Ausbildung wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
- Grundkenntnisse in der Büroorganisation und Sachbearbeitung
- Grundkenntnisse in der Buchhaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Büroanwendungen
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationsgeschick und eine strukturierte Arbeitsweise
- Freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Bereitschaft, sich in betriebliche Abläufe und Software einzuarbeiten
4. Persönliche Eigenschaften
- Sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Freundlicher Umgang mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Verantwortungsbewusstsein
- Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
- 5. Zusammenarbeit und organisatorische Einordnung
Die Stelle ist dem kaufmännischen Bereich zugeordnet. Die Zusammenarbeit erfolgt insbesondere mit der Geschäftsleitung, der Produktion und externen Geschäftspartnern.
- 6. Ziel der Position
Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Büro- und Verwaltungsarbeiten sowie Unterstützung der kaufmännischen Prozesse von der Kundenanfrage über die Auftragserfassung und Produktionsvorbereitung bis hin zum Versand und zur Rechnungsbearbeitung.