About this role
Stellenbeschreibung
Für unsere Immobilienverwaltung suchen wir eine zuverlässige, kommunikationsstarke und gut organisierte kaufmännische Verwaltungskraft (m/w/d) zur Unterstützung unseres Teams im administrativen, kaufmännischen und organisatorischen Tagesgeschäft.
Wir suchen eine selbstständig arbeitende Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, sicher im Umgang mit Menschen ist und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick behält.
Die Position umfasst sowohl klassische Bürotätigkeiten als auch organisatorische Aufgaben und gelegentliche Außentermine in unseren betreuten Immobilien.
Ihre Aufgaben
- Telefonische Betreuung und Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Handwerksunternehmen, Dienstleistern und Geschäftspartnern
- Selbstständige Bearbeitung der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz, insbesondere über Microsoft Outlook
- Allgemeine Büroorganisation sowie Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben
- Terminplanung, Terminüberwachung und Koordination von Handwerksunternehmen und Dienstleistern
- Eigenständige Durchführung von Wohnungsübergaben und Wohnungsabnahmen einschließlich Erstellung von Übergabe- und Abnahmeprotokollen, Dokumentation des Wohnungszustands, Erfassung von Zählerständen und Schlüsselübergaben
- Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Schriftverkehr, Dokumenten und Verwaltungsunterlagen
- Unterstützung bei kaufmännischen und buchhalterischen Tätigkeiten, insbesondere Rechnungsprüfung, Rechnungsbearbeitung und vorbereitender Buchhaltung
- Selbstständige Bearbeitung und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge
- Unterstützung der technischen und kaufmännischen Immobilienverwaltung im Tagesgeschäft
- Organisation und Koordination interner Arbeitsabläufe
- Kommunikation und Abstimmung mit den zuständigen Objektleitern sowie der Geschäftsführung
- Eigenständige Bearbeitung allgemeiner Anliegen von Mietern und Eigentümern
Ihr Anforderungsprofil
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine sichere und professionelle Ausdrucksweise
- Gute Englischkenntnisse sind wünschenswert
- Sicherer und routinierter Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
- Kaufmännische Kenntnisse und idealerweise praktische Erfahrung in der Buchhaltung oder vorbereitenden Buchhaltung
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein freundliches, selbstbewusstes und professionelles Auftreten
- Freude am telefonischen und persönlichen Kontakt mit Menschen
- Durchsetzungsvermögen und Konfliktfähigkeit, insbesondere im Umgang mit anspruchsvollen Gesprächspartnern und schwierigen Situationen
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten richtig zu setzen
- Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Ziel- und lösungsorientiertes Denken und Handeln
- Eigeninitiative sowie die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Aufgaben eigenständig zum Abschluss zu bringen
- Belastbarkeit und ein souveräner Umgang mit einem abwechslungsreichen Arbeitsalltag
- Bereitschaft zur Wahrnehmung von Außenterminen, insbesondere bei Wohnungsübergaben und Wohnungsabnahmen
Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Immobilienkaufmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation, ist wünschenswert.
Berufserfahrung in der Immobilienverwaltung ist von Vorteil, jedoch keine zwingende Voraussetzung. Entscheidend sind für uns eine selbstständige Arbeitsweise, Organisationsfähigkeit und ein professioneller Umgang mit Menschen.
Wir bieten
- Einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz in der Immobilienverwaltung
- Eine vielseitige Tätigkeit mit eigenverantwortlichen Aufgaben
- Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten
- Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
- Ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem kleinen Team
- Eine strukturierte Einarbeitung in unsere Verwaltungsabläufe
- Eine langfristig orientierte berufliche Perspektive
Bewerbung
Wenn Sie gerne organisieren, Verantwortung übernehmen und Freude am Umgang mit Menschen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und Informationen zu Ihrer bisherigen Berufserfahrung.