About this role
Aufgaben
- Durchführen des bereichs-, standort- und stiftungsübergreifenden Terminmanagements inklusive Raumorganisation, Bewirtung und Gästebetreuung
- Übernehmen der telefonischen und schriftlichen Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, auch im internationalen und mehrsprachigen Kontext
- Administratives Unterstützen der Team- bzw. Bereichsleitung, Geschäftsführung
- Planen, Buchen und Abrechnen von Dienstreisen inklusive aller erforderlicher Reiseleistungen
- Verfassen von Texten, Protokollen un?d Entscheidungsvorlagen sowie Erarbeiten, Pflegen und Aktualisieren von Präsentationen und Unterlagen
- Administratives Vorbereiten, Organisieren und Nachbereiten von Sitzungen und Gremienterminen
- Administratives Vorbereiten und Begleiten von Eintritten neuer Mitarbeiter:innen und Werkstudent:innen
- Verwalten und Überwachen von Budgets im Verantwortungsbereich
Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene sekretarielle oder kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige relevante Berufserfahrung
- Sehr gutes Verständnis administrativer Prozesse sowie grundlegende Kenntnisse im Büro- und Organisationsmanagement
- Gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
Aufgrund von Kundenvorgaben wird eine projektbezogene Anstellung vorausgesetzt.
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