About this role
Ihre Aufgaben
- Unterstützung des Vorstands in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
- Verantwortung für die professionelle Organisation und Weiterentwicklung der Assistenzmanagements
- Sicherstellung effizienter Abläufe sowie kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse
- Koordination und Steuerung übergreifender Aufgaben innerhalb des Assistenzbereiches
- Ansprechperson (m/w/d) für interne und externe Schnittstellen sowie Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation
- Reiseplanung und -buchung sowie -abrechnung für den zuständigen Vorstand
- Terminkoordination und Terminplanung für den zuständigen Vorstand
- Erstellung und Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Management-Reports
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Übernahme von Sonderprojekten im Auftrag des Vorstands
- Sicherstellung einer einheitlichen und serviceorientierten Unterstützung der Geschäftsleitung
- Förderung des fachlichen Austauschs und der Zusammenarbeit innerhalb des Assistenznetzwerks
Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Organisationstalent, sowie die Fähigkeit Prioritäten zu setzen
- Diskretion, Loyalität und gute Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
- Souveränes, verbindliches Auftreten im Kontakt mit Vorgesetzten, Kolleg:innen und Geschäftspartnern, sowie Teamgeist und Zuverlässigkeit
- Effektives, strukturiertes, selbständiges und eigeninitiatives Arbeiten, Engagement, schnelle Auffassungsgabe gepaart mit der Fähigkeit, den Vorgesetzten zu entlasten und initiativ zu unterstützen
- Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (Französisch oder Italienisch) wären von Vorteil
- Professioneller Umgang mit gängigen MS Office Tools (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)