About this role
RESPONSABILITÉS : Dans le cadre d'un CDD du 03/08 au 31/08/2026 Mission principale : – Assurer l'accueil physique et téléphonique au sein de l'Hôtel d'Agglomération. – Gérer le traitement du courrier entrant et sortant. Activités : • Accueil et relation usagers – Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers : informer, renseigner et orienter. – Traiter les boîtes mails « Accueil » et « Agglo » et suivre les demandes. – Gérer et orienter les sollicitations via la plateforme GRU. • Courrier, colis et reprographie – Réceptionner, trier, enregistrer, copier et distribuer le courrier entrant. – Assurer l'affranchissement et l'expédition des courriers et colis sortants. – Gérer la réception des livraisons. – Réaliser des travaux courants de reprographie. • Logistique, moyens généraux et réservations – Gérer les plannings Outlook des VAE, de l'Office Traiteur et, ponctuellement, des salles de réunion. – Assurer le suivi et l'organisation de l'espace Accueil et Repro. • Appui administratif et transversal – Apporter un appui ponctuel aux secrétariats et accueils des services/directions (tâches de reprographie, mises en forme simples, etc.). – Assister le responsable du service : création de documents, mise en page de procédures, réalisation de tableaux de suivi et de plannings. – Contribuer à la mise à jour des supports internes : organigrammes, procédures, affichages, signalétique, etc. PROFIL RECHERCHÉ : Compétences associées : • Maîtrise des techniques d'accueil du public • Excellentes compétences en communication orale et écrite • Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité et de ses services • Capacité à gérer des agendas sous Outlook • Gestion d'un standard téléphonique (accueil, orientation, filtrage) • Maîtrise des outils suivants : Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams Qualités requises : • Sens aigu du service public et engagement fort envers l'intérêt général • Sens de l'accueil : capacité à recevoir le public avec courtoisie et professionnalisme • Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité des informations échangées • Diplomatie : aptitude à gérer des situations délicates ou conflictuelles avec calme et tact • Disponibilité et réactivité face aux besoins des usagers et des services • Excellente communication, à l'oral comme à l'écrit • Organisation et rigueur : capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans se disperser • Maîtrise du stress : savoir rester efficace en période de forte affluence ou en cas d'imprévus • Polyvalence : aptitude à adapter son activité à différents interlocuteurs et missions • Esprit d'équipe : collaborer efficacement avec les autres services Savoir-être : • Excellente écoute, empathie et courtoisie dans les relations avec les usagers et l'équipe • Grande ponctualité et assiduité • Respect de la hiérarchie, des procédures et du cadre réglementaire • Autonomie dans la réalisation des tâches courantes • Adaptabilité et flexibilité face aux imprévus et changements de priorités • Attitude positive, professionnelle et constructive • Présentation soignée et adaptée au contact avec le public Savoir-faire : • Accueillir, informer et orienter le public, en présentiel et par téléphone • Gérer un standard téléphonique (réception, filtrage, transfert, prise de messages, qualité de l'accueil téléphonique) • Traiter le courrier et les mails (réception, tri, diffusion, réponses courantes) • Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels de relation usager • Gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et professionnelle • Réaliser les tâches administratives courantes (saisie, classement, archivage, mise à jour de dossiers) • Hiérarchiser les priorités et respecter les délais • Appliquer les procédures internes et contribuer à leur amélioration • Garantir la confidentialité et la protection des informations traitées