About this role
RESPONSABILITÉS : Basé(e) sur notre campus de Rouen, vous serez un(e) interface clé entre les directions et les équipes internes, garantissant une circulation fluide de l'information et un suivi opérationnel rigoureux des dossiers. Principales missions : 1. Gestion administrative et organisationnelle • Gestion des agendas : Planification, modification et priorisation des rendez-vous pour les directrices et le Secrétariat Général. • Organisation des réunions : Invitation, réservation de salles, configuration des outils de visioconférence, préparation du matériel nécessaire. • Rédaction et mise en forme : Comptes rendus de réunion, documents officiels (PPT, notes, présentations), classements et archivages. • Gestion des communications : Courriers, emails et appels entrants/sortants. • Mise à jour des bases de données : Listes de contacts, dossiers administratifs et suivi des dossiers transverses. 2. Soutien à la décision et suivi de projets • Préparation de dossiers de synthèse : Tableaux de bord, notes et présentations pour appuyer les décisions. • Suivi des décisions : Assurer le suivi des arbitrages pris en réunion ou en comité. • Planification des projets : Calendrier des projets, collecte et consolidation des informations nécessaires. 3. Gestion budgétaire et logistique • Participation à la gestion des bons de commande, factures, notes de frais et suivi des dépenses. • Réservation de trains, avions, hôtels et gestion des fournitures de bureau. • Contribution à l'organisation de séminaires, conférences et déplacements institutionnels. 4. Communication et représentation • Rédaction de notes internes et communiqués. • Préparation de supports de communication : Présentations, discours, publications. PROFIL RECHERCHÉ : Compétences et expérience • Diplôme : BAC+2 ou équivalent. • Expérience : 5 ans minimum en assistanat de direction ou poste similaire. • Langues : Français : Maîtrise parfaite (écrit et oral) / Anglais : Courant (écrit et oral). • Outils informatiques : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint). Qualités personnelles • Excellent relationnel et sens du service. • Rigueur, réactivité et capacité à gérer des priorités multiples. • Autonomie et esprit d'initiative. • Discrétion et respect de la confidentialité. Informations complémentaires • CDI – Temps plein (37h) • Poste basé à Rouen • Prise de poste : dès que possible