About this role
Wir suchen Sie!
Sekretär/in des Bürgermeisters (w/m/d)
Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit
Beginn: schnellstmöglich
Befristung: unbefristet
Bewerbungsfrist: 23.11.2026
Ludwigsfelde bewegt – und lebt von Menschen, die mit Engagement, Organisationstalent und Weitblick die Zukunft unserer Stadt mitgestalten. Als lebendige Stadt im Herzen der Metropolregion Berlin-Brandenburg steht Ludwigsfelde mit über 30.000 Einwohnerinnen und Einwohnern für Bürgernähe, Verlässlichkeit und eine zukunftsorientierte Verwaltung. Gemeinsam setzen wir uns dafür ein, unsere Stadt verantwortungsvoll weiterzuentwickeln und den vielfältigen Anliegen unserer Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden.
Zur Unterstützung des Bürgermeisters suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sekretärin bzw. einen Sekretär (m/w/d). In dieser zentralen Position sind Sie die organisatorische Schnittstelle im Bürgermeisterbüro und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts bei. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrem sicheren Auftreten und Ihrem Gespür für Prioritäten behalten Sie auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick. Werden Sie Teil unserer Stadtverwaltung und gestalten Sie mit Ihrer zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise die Zusammenarbeit auf höchster kommunaler Ebene aktiv mit.
Ihre Kernaufgaben
- Wahrnehmung allgemeiner Sekretariatsaufgaben
- Koordination und Überwachung der Termine des Bürgermeisters inkl. Protokollführung bei Bedarf
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Veranstaltungen, Empfängen, Ehrungen und repräsentativen Terminen
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Pflege der Kontakt-, Adress- und Verteilerverzeichnisse
- Unterstützung der Büroleitung bei anfallenden administrativen Aufgaben und laufenden Geschäftsvorgängen
- Abstimmung organisatorischer Belange mit internen Organisationseinheiten sowie externen Dienstleistern nach Vorgaben
- Zuarbeit und Erstellung von Präsentationsunterlagen, Reden, Grußworten und Informationsmaterialien
Unsere Anforderungen
- Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r (w/m/d) oder eine abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
- Nachgewiesene Kenntnisse in der Büroorganisation, Terminplanung und Korrespondenz
- Wünschenswert sind Kenntnisse über Verwaltungsabläufe und die Besonderheiten des öffentlichen Dienstes
- Bereitschaft zur gelegentlichen Arbeit in den Abendstunden
- Umfangreiche Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens nachgewiesene Stufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Aufgaben effizient zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
- Hohe Kommunikationskompetenz, diplomatisches Geschick und ein sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Zuverlässigkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Flexibilität, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
Wir bieten
- Einen vielseitigen und sicheren Arbeitsplatz mit einer sinnstiftenden Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung in einem attraktiven Arbeitsumfeld
- Familienfreundlichkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
- Attraktive Bezahlung nach dem TVöD inkl. Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierte Bezahlung und Zuschuss des Arbeitgebers zur Zusatzversorgung (Betriebsrente)
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Entwicklung
- Fahrradleasing im Rahmen der Entgeltumwandlung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Kollegiale Unternehmenskultur und regelmäßige Mitarbeiterevents
- Ab 2027: 31 Tage Urlaub sowie frei an Heiligabend und Silvester
Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst. Eingruppierung bei Vorliegen aller persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA. (https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tvoed/vka?id=tvoed-vka-2026&matrix=1)
Wir sind bestrebt, unsere Unternehmenskultur zu bereichern und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung oder diversen Hintergründen, um eine vielfältige Arbeitsumgebung zu schaffen.
Wenn Sie sich mit Ihrem Engagement für unsere Stadt einbringen möchten, dann bewerben sich bitte direkt über unser Karriereportal: https://www.ludwigsfelde.de/jobs (https://www.ludwigsfelde.de/rathaus-und-buergerservice/rathaus/karriere/)
Bei Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an:
Frau Hentze
Fachdienst Personal
Tel: 03378 / 827 128
Rathausstraße 3
14974 Ludwigsfelde
Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, können leider nicht erstattet werden. Ein aktuelles Führungszeugnis ist nach Aufforderung vorzulegen. Es besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung.
Hinweis zum Datenschutz
Ihre persönlichen Daten werden im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des §26 Abs.1 BbgDSG von der Stadt Ludwigsfelde – Fachdienst Personal gespeichert. Für die ordnungsgemäße Durchführung des Verfahrens erhalten die beteiligten Personen und Gremien (Personalvertretung, Gleichstellungsbeauftragte und Schwerbehindertenvertretung) Einsicht. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter www.Ludwigsfelde.de/datenschutz.