About this role
Das Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft sucht einen Sachbearbeiter (w/m) für Erstberatung und Support Das Referat Erstberatung und Support fungiert als zentrale Anlaufstelle des Fachbereichs Justizhaus und Strafvollzug. Es stellt den Telefon- und Empfangsdienst sicher, unterstützt die anderen Referate in administrativen Belangen und ist für vielseitige Prozessabläufe verantwortlich. Hierzu zählen insbesondere die Organisation und Erstellung der Fallakten, die Bearbeitung der digitalen Programme und die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Dienstleistern.
Ihre Aufgaben
Sie übernehmen insbesondere operative und allgemeine Verwaltungsaufgaben, dazu gehören:
- Anlage, Pflege und Bearbeitung von E-Akten in spezifischen Programmen
- Telefon- und Empfangsdienst
- Bearbeitung der Erstberatungsanfragen sowie Ausfüllen des dazugehörigen Registers
- Verwaltung der Eingangs- und Ausgangspost, sowie der Funktionsemailadressen
- Erstellung von Protokollen bei diversen internen und externen Versammlungen
- Organisation und Vorbereitung der Versammlungsräume
- Verwaltung von Bestellungen und Material
- Allgemeine organisatorische und inhaltliche Zusammenarbeit mit den Kollegen, mit der Fachbereichsleitung sowie den auftraggebenden Behörden oder externen Dienstleistern
Ihr Profil
- Abitur- oder Gesellendiplom
- Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
- Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten im Umgang mit Klienten
- Team- und Kooperationsfähigkeit
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Verschwiegenheit in Betracht auf die sensiblen Daten, die bearbeitet werden,
- Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Anwendungen
- Sehr gute Deutsch- und gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten Ihnen
- ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten und Teilnahme an berufsrelevanten Weiterbildungen flexible Arbeitszeiten angepasst an die jeweiligen Einsätze am Empfang die Möglichkeit der Telearbeit sowie eine Bezahlung auf Grundlage der Gehaltstabellen des öffentlichen Dienstes, ergänzt durch Sozialvorteile wie Eco- und Mahlzeitschecks sowie Krankenhausversicherung eine moderne, digital ausgestattete Arbeitsumgebung Zusammenarbeit in einem engagierten und kollegialen Team Sie möchten einen tieferen Einblick in die Funktion erhalten?
Sie haben Fragen zur ausgeschriebenen Stelle? Kontaktieren Sie Jennifer Heinrichs, Referatsleiterin Erstberatung und Support, unter [email protected] oder +32 (0)87 594 640. Sie haben Fragen zum Arbeitgeber ? Zu Ihrer Bewerbung ? Wenden Sie sich gerne an Elisabeth Croé, Assistentin für Personalauswahl, unter [email protected] oder +32 (0)87 789 689. Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf und Kopie Ihres Diploms bis spätestens 30. November 2026 zu. Die Bewerber(innen), die nach Prüfung der Bewerbungsunterlagen in die engere Auswahl gekommen sind, werden zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen, welches am 16. Dezember stattfindet. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!