About this role
Helmholtz-Zentrum Hereon
Das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt internationale Spitzenforschung für eine Welt im Wandel: Rund 1.000 Beschäftigte leisten ihren Beitrag zur Bewältigung des Klimawandels, der nachhaltigen Nutzung der weltweiten Küstensysteme und der ressourcenverträglichen Steigerung der Lebensqualität. Vom grundlegenden Verständnis bis hin zur praxisnahen Anwendung deckt das interdisziplinäre Forschungsspektrum eine einzigartige Bandbreite ab.
Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination
Referenzcode: 1084
Arbeitsort: Geesthacht
Bewerbungsfrist: 06.12.2026
Für den Bereich Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt - befristet für zwei Jahre - eine Assistenz (m/w/d) für Aufgaben in den beiden Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination in Vollzeit. Die Vollzeitstelle (39 h/Woche) ist grundsätzlich auch teilbar.
Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.
Für beide Abteilungen
Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft
Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
Professionelles Office-Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablagemanagement sowie Archivierung und Organisation von Beschaffungsprozessen
Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung
Für die Abteilung Forschungskoordination
Organisatorische und administrative Aufgaben im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der halbjährlichen Sitzungen des technisch-wissenschaftlichen Beirats (TWB) sowie weiterer Sitzungen und Veranstaltungen
Recherche, Koordination und administrative Begleitung von Wissenschaftspreisen und Ausschreibungen
Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
Professionelle Aufbereitung und Bereitstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
Unterstützung bei internen & externen Abfragen sowie bei der Aufbereitung von Informationen
Für die Abteilung Forschungsförderung
Pflege und Weiterentwicklung von Web- und Intranet-Inhalten im CMS lmperia einschließlich technischer Umsetzung und Dokumentation von Web-Updates
Administrative Bearbeitung und Begleitung von EU-Antragsprozessen im Funding & Tenders Portal
Beratung und Unterstützung von Forschenden bei Portal- und Förderfragen
Pflege von Projekt-, Antrags- und Controllingdokumenten
Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zur Forschungsförderung
Fachlich
Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich
Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion inkl. Büroorganisation und Veranstaltungsplanung
Kenntnisse im Umgang mit CMS-Systemen, insbesondere lmperia, sowie mit Datenbankanwendungen, vorzugsweise FileMaker, sind von Vorteil
Kenntnisse der nationalen und europäischen Forschungsförderung sowie ein Verständnis für Informations- und Förderstrukturen sind von Vorteil
Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Persönlich
Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
Ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit auch in arbeitsintensiven Situationen
Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben vorausschauend und lösungsorientiert zu bearbeiten
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschi...