About this role
In het kort: Je gaat als programmasecretaris programma’s rond vergroening, bomen en klimaatadaptatie ondersteunen, financiën en subsidies bewaken, planningen en besluitvorming structureren en de programmamanager helpen bij organisatie, afstemming en voortgangsbewaking. Utrecht heeft jou nodig! In deze functie help je teams om plannen echt verder te brengen. Je werkt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar jouw overzicht en rust onmisbaar zijn. Als programmasecretaris ben jij degene die processen goed laat lopen, informatie bij elkaar brengt en zorgt dat collega’s hun werk goed kunnen doen.
Jij bent de vaste steun van de programmamanager of teammanager en houdt de inhoud, planning en financiën bij elkaar. Zo help je mee om de duurzame ambities van Utrecht echt verder te brengen.Je schakelt dagelijks tussen organiseren, afstemmen en vooruitdenken. Je ziet wat er nodig is, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken helder zijn. Je bewaakt de voortgang van projecten, houdt de administratie op orde en zorgt dat iedereen op tijd de juiste informatie heeft. Je bent het aanspreekpunt voor vragen, je signaleert knelpunten en je helpt mee om oplossingen te vinden.Je werkzaamheden bestaan uit:- Het beheren van financiën, urenregistratie en werkbegrotingen.- Het bewaken van inkomsten en uitgaven en de verantwoording van (Europese) subsidies.- Het verbeteren van werkprocessen en het aanbrengen van structuur in de planning en besluitvorming.
Ook bewaken van de planning.- Het ondersteunen van de programmamanager of teammanager bij dagelijkse werkzaamheden en (strategische) overleggen.- Het coördineren van besluitvormingsprocessen binnen het programma. Aanvullende informatie:- Deze rol kan worden ingevuld door 1 voltijds kracht (36 uur per week) of 2 parttimers (beiden zo'n 20 uur). Werkzaamheden voor het programma vergroening, bomen & klimaatadaptatie nemen zo'n 20-24 uur per week in beslag. Overige uren worden besteed aan andere programma's binnen Groen.
Als..