About this role
Adres & contact MATCHT Piet Heinstraat 39 2518 CB Den Haag The Netherlands - 088 7808080 - [email protected] - Project Secretaresse OZJ staat voor Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd. Dit is een Nederlands overheidsteam dat helpt bij het verbeteren en vernieuwen van de jeugdhulp en het jeugdstelsel. Omschrijving Als Prjoject Secretaresse ondersteun je zowel de programma's als het algemene secretariaat van OZJ. Het OZJ is een netwerkorganisatie en daarom zoeken we een enthousiaste en zelfstandige collega die graag overzicht houdt, proactief ondersteunt en overlappende paden ziet.
Je draagt bij aan een soepel verlopend proces binnen de programmateams en het secretariaat, zodat anderen zich kunnen richten op inhoudelijke en strategische vraagstukken. Je voelt goed aan wat collega's nodig hebben, communiceert helder en werkt zorgvuldig. Dankzij jouw inzet functioneren de teams efficiënter en effectiever.
Jouw rol
Als secretaresse zorg je voor overzicht, bewaakt de voortgang van afspraken en ondersteunt de programmateamleden. Het team bestaat uit 23 medewerkers. Jouw ondersteuning richt zich op 4 personen (programmamanager en projectleiders). Dankzij jou kunnen anderen zich richten op inhoud en strategie. Je bent op je best als je kan ontzorgen.
Werkzaamheden
- Opstellen en bijhouden van actie- en besluitenlijsten, opvolgen van acties en waar nodig notuleren.
- Bijhouden en actualiseren van het overzicht van contactpersonen en relaties
- Archiveren van documenten en correspondentie van het programmateam
- Beheren van toegangsrechten in Microsoft Teams
- Zorgen voor een uniforme, professionele uitstraling van documenten (volgens huisstijl)
- Regelen van facilitaire en praktische zaken voor de teams
- Agendabeheer van verschillende complexe agenda's
Wie ben jij?
Je bent een ervaren professional die energie haalt uit organiseren, structureren en samenwerken in een complexe omgeving. Dankzij je scherp aanvoelend vermoge...