About this role
SRQ120734Ben jij een organisatietalent met gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen? In deze rol als bestuurssecretaresse ben je de steunpilaar van de wethouders en zorg je dat hun tijd efficiënt en effectief wordt ingezet. Je werkt in een dynamische bestuurlijke omgeving waarin je snel schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden en contacten. Met jouw overzicht, nauwkeurigheid en dienstverlenende houding draag je dagelijks bij aan een soepel verloop van de bestuurlijke ondersteuning.
Wat ga je doen- Je beheert de complexe agenda’s en houdt de mailbox van de wethouders bij.- Je bent het telefonische aanspreekpunt voor de wethouders.- Je bereidt vergaderingen administratief voor, inclusief het regelen en aanvragen van facilitaire ondersteuning.- Je zet actiepunten van de wethouders uit en bewaakt de voortgang.- Je draait mee in de vervanging van collega’s binnen het bestuurssecretariaat.- Je houdt de algemene mailbox en het postregistratiesysteem voor inkomende post bij.- Je organiseert werkbezoeken, bestuurlijke bijeenkomsten en representatieve momenten.- Je verzorgt administratieve taken, zoals het beheren van declaraties.- Je filtert, prioriteert, zet uit en handelt deels inhoudelijk e-mails af.- Je levert een inhoudelijke bijdrage aan het verbeteren van administratieve procedures.- Je werkt op kantoordagen op dinsdag, woensdag en vrijdag.
Over jou- Je bent een organisatietalent met een signalerende rol en een dienstverlenende houding.- Je bent de spil tussen het bestuur, de organisatie, inwoners en partners.- Je kunt goed samenwerken, maar voert ook zelfstandig taken uit.- Je werkt accuraat en gestructureerd, ook onder tijdsdruk.- Je bent proactief en enthousiast, met een initiatiefrijke houding.- Je gaat integer om met vertrouwelijke informatie. Eisen- Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.- Je hebt een afgeronde secretariële opleiding op MBO-niveau.- Je hebt 2 tot 5 jaar ervaring op een bestuurssecretariaat.- J.