About this role
Specialisme Opleidingsniveau Dienstverband Personal Assistant REG09155 Profiel Personal Assistant Als Personal Assistant van de directeur ben je de rechterhand van Joey, eigenaar van Babit Rioolrenovatie. Joey staat veel op projecten bij zijn monteurs en jij zorgt dat op kantoor alles doorloopt. Je bewaart het overzicht en bent aan de telefoon het eerste aanspreekpunt voor bewoners, VvE-beheerders, opdrachtgevers en leveranciers. Samen met je collega op kantoor bereid je de projecten voor. Je maakt de planning, stemt af met de VvE of vastgoedorganisatie en schrijft de bewonersbrief.
Per locatie regel je wat er nodig is, zoals een container, een hijskraan of een parkeervergunning. Tijdens het project ben je de vraagbaak voor bewoners en opdrachtgevers en coördineer je de urenregistratie. Ook het voortraject loopt via jou. Je maakt relaties aan in het systeem, denkt mee bij de offertes en werkt de inspectierapporten van de monteurs uit in een vast format, zodat de opdrachtgever snel een terugkoppeling krijgt. Elke ochtend begin je met de inkoopfacturen, die binnenkomen op een apart mailadres. Je koppelt ze aan de juiste relatie en boekt ze op de juiste grootboekrekening, bijvoorbeeld materialen op de kostprijs van projecten.
Is iets onduidelijk, dan zoek je het uit bij de monteur of Joey. Gaat dat goed, dan komt het wekelijks maken van de verkoopfacturen erbij. Technische kennis is niet nodig, maar je gaat af en toe op een project kijken zodat je weet wat de monteurs doen. Je begint als meewerkende kracht en groeit door naar de kartrekker van het kantoor.
Gevraagd Personal Assistant Ruime werkervaring in een ondersteunende rol op senior niveau Je werkt secuur en controleert je werk voordat het de deur uitgaat Je hebt affiniteit met administratie en ervaring met het inboeken van facturen is een pré Je werkt zelfstandig en denkt in oplossingen Je neemt verantwoordelijkheid voor wat je oppakt en meldt op tijd als iets niet...