About this role
Voor een toonaangevende non-profitorganisatie in Leiden zoeken wij een Freelance Bestuurssecretaresse / Managementondersteuner.We zoeken een zelfstandige, representatieve en organisatiesensitieve professional die gewend is om te werken in een bestuurlijke omgeving Een bestuurssecretaresse die moeiteloos overzicht houdt, goed kan prioriteren en die zorgt dat bestuurders optimaal worden ontzorgd. Het betreft een tijdelijke opdracht ter vervanging van een zieke collega, met een initiële looptijd van minimaal 3 maanden en mogelijkheid tot verlenging.De opdrachtIn deze interimfunctie als freelance secretaresse verzorg je de secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning van vijf leden van het bestuur en de directeur.
Je werkt zelfstandig en stemt waar nodig af met de bestuurssecretaris en andere collega's binnen het secretariaat.Je bent een belangrijke spil in de dagelijkse ondersteuning. Je beheert complexe agenda's, coördineert vergaderingen en bijeenkomsten en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Daarbij schakel je gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en weet je goed in te spelen op wisselende prioriteiten.
Wat ga je doen?
Secretariële en organisatorische ondersteuning
- Monitoren en beheren van algemene en persoonlijke mailboxen;
- Afhandelen van standaardcorrespondentie in het Nederlands en Engels;
- Beheren van complexe en gedeelde agenda's;
- Verwerken van uitnodigingen en bewaken van RSVP's;
- Signaleren van urgente berichten en deze bij de juiste personen onder de aandacht brengen;
- Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders. Vergader- en bijeenkomstenorganisatie
- Plannen en coördineren van afspraken en vergaderingen;
- Verzorgen van vergaderverzoeken en bewaken van reacties;
- Reserveren van vergaderruimtes en aanmaken van Teams-links;
- Voorbereiden en verspreiden van agenda's en vergaderstukken;
- Notuleren van vergaderingen en opstellen van besluitenlijsten;
- Bijhouden en bewaken van act