About this role
Bestuurssecretaresse | 32 uur | 6 mnd Barendrecht Introductie Ben jij een organisatietalent met gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen? En ben je sterk in plannen, organiseren en vooruitdenken? Dan is deze job iets voor jou! Als bestuurssecretaresse ben je een belangrijke steunpilaar voor de wethouders. Je werkt nauw met hen samen en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert agenda's, bewaakt actiepunten en bent een belangrijke schakel tussen het bestuur, de organisatie en externe contacten. Een verantwoordelijke en afwisselende functie waarin jouw organisatietalent, zelfstandigheid en gevoel voor verhoudingen goed van pas komen.
Over de organisatie Je gaat aan de slag bij een gemeentelijke organisatie in de regio Rotterdam. Binnen deze organisatie werk je samen met het team Bestuursadvies en -ondersteuning. Je komt terecht in een omgeving waar bestuurlijke samenwerking, zorgvuldige communicatie en een professionele ondersteuning van het bestuur centraal staan.
- De functie Als bestuurssecretaresse ondersteun je primair de wethouders.
- Je zorgt ervoor dat hun werkzaamheden goed georganiseerd zijn en hun tijd efficiënt wordt ingezet.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit
- Beheren van complexe agenda's en bijhouden van de mailboxen van de wethouders.
- Fungeren als telefonisch aanspreekpunt voor de wethouders.
- Administratief voorbereiden van vergaderingen en regelen van facilitaire ondersteuning.
- Uitzetten van actiepunten en bewaken van de voortgang.
- Vervangen van collega's binnen het bestuurssecretariaat.
- Beheren van de algemene mailbox en het postregistratiesysteem voor inkomende post.
- Organiseren van werkbezoeken, bestuurlijke bijeenkomsten en representatieve momenten.
- Uitvoeren van administratieve werkzaamheden, zoals het beheren van declaraties.
Je hebt een belangrijke signalerende rol en werkt vanuit een dienstverlenende houding.
- Je bent de spil tussen het bestuur, de organ...