About this role
In het kort: Je gaat afdelingshoofden ondersteunen door agenda’s en mailboxen te beheren, overleggen te organiseren, acties en deadlines te bewaken en documenten zorgvuldig te verwerken, archiveren en vindbaar te maken binnen de organisatie. Met jouw ondersteuning zorg je dat de afdelingshoofden hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht in agenda’s, mailboxen en lopende afspraken en zorgt dat voorbereiding, opvolging en informatie op tijd geregeld zijn. Je ziet wat nodig is voordat het wordt gevraagd, stemt af met collega’s en pakt praktische zaken zelfstandig op waar dat kan. Zo voorkom je dat werk blijft liggen en zorg je dat processen soepel verlopen.
Je werkt zorgvuldig met informatie en systemen zoals MS Office en zorgt dat alles goed vindbaar en op orde is.
Daarmee ben je een belangrijke schakel in het dagelijks functioneren van de afdelingen.Werkzaamheden/Taken- Beheren van agenda’s en mailboxen van de afdelingshoofden, inclusief prioriteren, voorbereiden en opvolgen van acties en afspraken.- Organiseren en praktisch voorbereiden van overleggen, afspraken en bijeenkomsten.- Bewaken van acties, deadlines en informatiestromen en zorgen voor tijdige opvolging.- Opstellen, verwerken, archiveren en vindbaar maken van documenten en correspondentie.- Vastleggen en opvolgen van actiepunten en zorgen dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd.Organisatie/AfdelingStaf Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP) bestaat uit ca. 200 mensen die zich bezighouden met een divers takenpaket zoals personeelszaken, huisvesting, interimpool, juridische zaken, privacy, beveiliging, veiligheid en arbo. De staf is opgedeeld in 7 afdelingen en per afdeling is een afdelingshoofd verantwoordelijk voor zijn/haar afdeling. Standplaats en werkenStandplaats: Bilthoven / Utrecht.
Binnen de opdrachtgever geldt een kader voor hybride werken:- Leidinggevenden bepalen in overleg met de medewerkers in hun team wanneer ze naar kantoor komen. Het werk wordt uitgevoerd volgens.