About this role
Sous la responsabilité de la Responsable LE&C Formation, l'assistant-e de formation assure le traitement administratif des différentes activités du service selon l'organisation et les procédures de LE&C Formation. Par son attitude, son sens de l'accueil et du service rendu, sa présentation, l'assistant.e de formation véhicule une image positive de LE&C Formation et des valeurs portées par l'association. Il/elle applique les exigences procédurales, réglementaires et normatives spécifiques à la formation professionnelle, continue et volontaire.
Lieu de travail : Siège de LE&C, 7 rue Paul Mesplé 31100 ToulouseHoraires de travail : Temps plein, soit 35h par semaine (le télétravail n'est pas autorisé)Rémunération : 2321,19€ brut par mois, soit 15,30€ brut par heure (groupe E, indice 325 de la CC ECLAT)MISSIONS : ACCUEIL & COMMUNICATION- Renseigne, oriente, accueille les publics et les différents partenaires sur site, par téléphone et par mail ;- Met à jour les informations de l'offre de formation à destination des publics en étroite collaboration avec son N+1 et le service communication ;- Participe aux réunions d'équipe, prend notes des points évoqués, soumet ces éléments à son N+1 pour qu'il finalise le compte-rendu.GESTION ADMINISTRATIVE- Assure le suivi administratif des participants aux différentes actions de formation, de leur inscription à la facturation : dossiers d'inscription, convocations, implémentation des données stagiaires sur la plateforme interne et les différentes plateformes institutionnelles, émargements, conventions, attestations de fin de formation, certificat de réalisation, factures... ;- Assure la veille et le suivi administratif des intervenants en lien avec les exigences des différents partenaires financiers et commanditaires ainsi que celle du référentiel National Qualité (Qualiopi) ;- Traite la correspondance du service formation à destination des différents partenaires ;- Réalise les opérations de reprographie, de mise en forme de documents, de classement et d'archivage.GESTION LOGISTIQUE & ÉVÈNEMENTIEL- Effectue la réservation des salles et du matériel de formation ;- Est vigilant au bon usage des locaux et du matériel ;- Organise les évènements internes au service : accueil formations, séminaires, salons, forums, réunions d'équipe.PROFIL ATTENDU : QUALIFICATION ATTENDUE- Niveau 5 de formation : BTS GPME, CQP "Assistant de formation"- Expérience dans le secteur de la formation et/ou de l'animation fortement souhaitéeCOMPÉTENCES- Techniques d'accueil et de communication- Maîtrise des outils bureautiques, informatiques, numériques et collaboratifs- Techniques de prise de notes- Techniques de gestion administrative- Planification des tâches et gestion des priorités- Maîtrise de la rédaction d'écrits professionnels- Respect des procédures internes et externes, des obligations règlementaires et normativesSAVOIR-ÊTRE- Ponctualité- Aisance relationnelle, capacité d'écoute- Sens de l'organisation et de la priorisation- Capacité à travailler en équipe- Attitude positive- Rigueur- Capacité d'adaptation et gestion des imprévus- Respect de la confidentialité des informations transmises