About this role
Description : POSTE À POURVOIR :- LIEU D'AFFECTATION : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY- TEMPS DE TRAVAIL : Temps plein (9H-17H)- TYPE DE CONTRAT : Titulaire, CDIACTIVITÉS
- Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles)
- Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances)
- Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE)
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement)
- Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documentsACTIVITES SECONDAIRES
- Tenue des tableaux de garde
Profil recherché
PRÉREQUIS
- Connaissance du système hospitalier SAVOIRS
- BTS Secrétariat et ou gestion administrative
- Utilisation des outils bureautiques - Word, Excel, Outlook power pointSAVOIR-FAIRE
- Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser
- Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous,
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétenceSAVOIR-ÊTRE
- Rigueur et confidentialité.
- Capacité d'adaptation.
- Sens de la diplomatiePARTICULARITÉS/ CONTRAINTES DU POSTE
- Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.