About this role
- 1. Assistance exécutive et organisation professionnelle* Assurer l'assistanat quotidien du Président et du Vice-Président.* Gérer leurs agendas respectifs, en intégrant les rendez-vous professionnels, personnels et les engagements extérieurs.* Organiser et coordonner les déplacements professionnels, réunions, séminaires, événements et rendez-vous institutionnels.* Préparer les dossiers, notes, présentations, comptes rendus et documents nécessaires à leurs différentes interventions.* Filtrer, traiter et prioriser les appels téléphoniques et les courriels.* Anticiper les besoins, identifier les urgences et proposer des solutions adaptées aux contraintes de chacun.* Veiller à la bonne organisation de leurs journées et à l'optimisation de leur emploi du temps.2.
- Gestion des affaires personnelles et privées des dirigeants* Prendre en charge la gestion administrative et opérationnelle de dossiers personnels et privés confiés par les deux dirigeants.* Assurer le suivi de démarches personnelles, administratives, patrimoniales, immobilières ou logistiques.* Gérer des dossiers et affaires privées pouvant être totalement indépendants de l'activité, de l'objet social et des intérêts du Groupe ESRA.* Effectuer les recherches nécessaires, solliciter des prestataires, demander des devis et organiser les interventions.* Assurer les prises de rendez-vous, réservations, déplacements et autres organisations à caractère privé.* Être l'interlocuteur privilégié des différents prestataires et intervenants dans le cadre des missions confiées.* Assurer le suivi des demandes et relancer les interlocuteurs jusqu'à leur résolution.* Gérer les documents et correspondances relatifs à ces dossiers dans le respect de leur caractère strictement confidentiel.3.
- Coordination et suivi des dossiers stratégiques et opérationnels* Coordonner les échanges avec les différentes directions du Groupe (RH, administrative, pédagogique, financière, communication, etc.).* Faire le lien entre la Présidence, la Direction et les différents interlocuteurs internes et externes.* Suivre les échéances, effectuer les relances nécessaires et veiller au respect des délais.* Mettre à jour les outils de suivi et assurer un reporting régulier sur l'avancement des dossiers.* Veiller à la bonne transmission des informations et à la mise en œuvre des décisions prises.4.
- Organisation et coordination des réunions* Élaborer et gérer le calendrier des réunions des deux dirigeants.* Coordonner les disponibilités des différents interlocuteurs.* Préparer les ordres du jour et collecter les éléments nécessaires auprès des services concernés.* Organiser les réunions internes, externes et interservices.* Assurer, si nécessaire, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.5.
- Gestion de l'accueil et des sollicitations de la Direction* Accueillir les visiteurs et interlocuteurs souhaitant rencontrer les dirigeants.* Gérer les appels entrants et assurer leur filtrage.* Identifier le caractère urgent ou confidentiel des demandes.* Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne gestion des sollicitations adressées à la Présidence et à la Direction.
- Confidentialité et relation de confianceCompte tenu de la nature des fonctions exercées, le poste implique un niveau particulièrement élevé de confidentialité et de discrétion professionnelle.À ce titre, le salarié devra :* Garantir la confidentialité absolue des informations professionnelles et personnelles auxquelles il a accès.* Faire preuve de discernement dans la gestion des informations et des sollicitations.* Respecter strictement le caractère privé des affaires personnelles des dirigeants.* Adopter une posture professionnelle fondée sur la loyauté, la confiance, la disponibilité et la discrétion.
Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par anAvantages :* Prise en charge du transport quotidien* RTT* Titre restaurantLieu du poste : En présentiel