About this role
Business Unit Assistant / Management Assistant– Optie vast Locatie: Brussel (Tour & Taxis – verhuizing naar Zaventem / nabij de luchthaven gepland begin 2027) Regime: Voltijds (38u/week) Contracttype: Uitzendovereenkomst met optie vast (of vaste indiensttreding) Sector: Facility Management / Gebouwenbeheer & Zakelijke dienstverlening Voor onze klant, een internationale topspeler in Facility Management en technisch gebouwenbeheer, zijn wij op zoek naar een veelzijdige, drietalige Business Unit Assistant / Management Assistant (NL/FR/EN).
- Functieomschrijving Als Business Unit Assistant ben jij de organisatorische en administratieve spil van de afdeling.
- Als rechterhand van het management en centrale schakel voor het voltallige team zorg jij ervoor dat de backoffice op wieltjes loopt.
- Jouw takenpakket is gevarieerd en omvat onder meer: Management Support: Je beheert en coördineert de agenda en afspraken van de Business Unit Manager, bereidt managementmeetings voor en ondersteunt bij de opmaak van het strategisch jaarplan.
- Ondersteuning van Operations & Contract Managers: Je staat in voor de administratieve opvolging van operationele dossiers (urenregistratie, opvolging van ziekteattesten, bestellingen, etc.) en springt bij ter ondersteuning van de Service Desk bij piekmomenten.
- Aankoop & Leveranciersbeheer: Je onderhoudt contacten met externe leveranciers, vraagt offertes op, maakt bestelbonnen aan en volgt leveringen en facturen nauwgezet op.
- Organisatie van events & Interne attenties: Je plant en organiseert vergaderingen en interne afdelingsevents tot in de puntjes.
- Daarnaast zorg je voor een persoonlijke toets bij belangrijke personeelsmomenten (onboarding van nieuwe collega’s, geboortes, pensioenen, enz.).
- Officemanagement: Je beheert het reilen en zeilen op kantoor (bestellen van kantoorbenodigdheden en dranken, logistieke coördinatie, voorraadbeheer van werkkledij en brandingmateriaal volgens de huisstijl).
Jouw profiel
- Opleiding & Ervaring: Je hebt een bachelordiploma in een administratieve richting (bv. Management Assistant, Office Management) en bij voorkeur al een eerste succesvolle ervaring in een soortgelijke rol.
- Talenkennis: Je drukt je vlot en professioneel uit in het Nederlands en het Frans (zowel mondeling als schriftelijk) en hebt daarnaast een goede beheersing van het Engels . IT-vaardigheden: Vlotte en dagelijkse beheersing van de MS Office-suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
Competenties & Vaardigheden
- Sterk organisatorisch talent, nauwkeurig met oog voor detail en een gestructureerde aanpak.
- Hoge mate van discretie, diplomatie en integriteit.
- Proactieve ingesteldheid: je denkt steeds een stap vooruit en neemt graag initiatief.
- Flexibel qua werkplek: opstart in het kantoor te Tour & Taxis (Brussel), met geplande verhuizing naar Zaventem vanaf begin 2027.